EXCEL - ЛЮБОВЬ МОЯ

Как мы с Наташей сделали задачу "Склад" за неделю)

Работая над этой статьей, я отчетливо осознаю, что когда-нибудь программисты меня линчуют. Вот уже восемь лет я занимаюсь тем, что доказываю пользователям,. что программисты им, в принципе, особо не нужны. Восемь лет назад, увидев древнюю и допотопную электронную таблицу, я забросил программирование и занялся обучением пользователей в краевом Доме науки и техники. После первой эйфории наступило первое разочарование. Слабенький CALC на ДВК, а затем и SuperCalc 3-4-5, а уж тем более Quattro Pro или Lotus 1-2-3 здорово облегчали жизнь толковым пользователям, но было множество задач, которые категорически не решались в электронных таблицах. Например, "зарплата" - из-за ее нарастающих итогов. Например, "склад" - из-за сложности фильтрации и сложности выходных документов. Поэтому, когда приехала к нам на курсы бухгалтер Наташа и сообщила, что имеет намерение сделать складскую задачу, я прежнего энтузиазма уже не испытал, но сказал "попробуем". В нашем учебном центре никого ничем не удивишь. То в середине недели кто-нибудь из обучаемых скажет, что, дескать, ну его, этот Clipper, может, лучше изучать PageMaker. Ну и беремся за PageMaker. То бухгалтеры привезут невесть чью "зарплату" и слезно просят помочь в ней разобраться. Разбираемся. Ну, склад. Ну, в Excel. Попробуем, Excel 5 for Windows тогда только что появился, заодно посмотрим, на что он годен.

Задача, в принципе, такая. Организация что-то у кого-то покупает, а затем это что-то кому-то продает. Нужно знать:

сколько, чего и на сколько у кого куплено;
сколько, чего и на сколько кому продано;
сколько, чего и на сколько имеется в наличии.

По науке это называется количественный и стоимостный учет.

Итак, заводим с Наташей основную страничку, на которой пишем в каждой строке по первичному документу (номер документа, организация, товар, цена-количество и т.д.). Заводит, конечно, Наташа, а я только подсказываю. Первая "приятность" - таблица состоит, из страничек, как блокнот. Надоело вводить наименования организаций и товаров полностью - на соседних листах завели справочники и сделали на них ссылки. Только введешь код организации - тут тебе и ее название. Этой штуке я научил Наташу (бухгалтера, не слыхавшего даже о Бейсике) за пять минут. Работе со справочниками учу программистов на Clipper минимум три дня, в Paradox - не меньше трех часов. Это так, для справки.

Идем дальше. Данные введены, пора подбивать дебет-кредит, Точнее по каждой строке мы дебет и кредит, сделали сразу же. А по организациям? А по товарам? Оказалось, в Excel это можно сделать минимум двумя способами и максимум за пять минут.

Первый способ: сортируем табличку по организациям (три щелчка "мышкой"), включаем итоги (еще четыре щелчка)... и все! Второй способ - заказали сводную таблицу (по горизонтали - организации, по вертикали - товары на перекрестье - суммы). Эту сводную таблицу поместили на отдельный лист. На все это потребовалось пять щелчков "мышкой". Вот ту т я не удержался, заорал диким голосом, захлопал ладонями по бедрам, собрал всех обучаемых и сказал, чтобы они перестали заниматься всякой ерундой и посмотрели на это чудо. Ну поймите: то, что девушка Наташа в 1994 году сделала пятью щелчками "мышки", в конце семидесятых команда из четырех неслабых программистов делала два долгих года без выходных и отпусков. А когда оказалось, что еще двумя щелчками "мышки" можно заставить Excel считать суммы не просто по товарам, но и по товарам с разной ценой поставщика, и не только суммы, но и проценты, средние, и так далее... А когда мы выяснили, что все данные можно брать с одинаковым успехом как из листа таблицы, так и из любых баз данных, хоть даже на том же Клиппере сделанных... А когда оказалось, что фильтровать данные (например, отбирая первичные документы только за некий месяц) можно тоже парой щелчков "мышки"... А когда мы из тех же первичных документов очень просто сварганили и напечатали фактуру... Причем девушка Наташа не понимала, чего это я, собственно, так подпрыгиваю. А подпрыгивал я от того, что любое наше действие переводил в Clipper или FoxPro и прикидывал, сколько бы времени у меня ушло, чтобы запрограммировать то же самое, и всегда оказывалось, что в Excel это делается в ДЕСЯТКИ раз быстрее. И учтите все это делал не матерый программистище, а бухгалтер, увидевший компьютер три недели назад. Я только сидел рядом и подсказывал - в первый раз. Во второй, третий и четвертый раз она делала это сама.

Вот так мы развлекались пять дней по четыре часа в день. В это же время я вел другие курсы, занимался всякими административными делами, а к Наташе подсаживался минут на пятнадцать в час. К концу недели выяснилось, что созданная нами электронная таблица делает ВСЕ, ЧТО НУЖНО: считает остатки, печатает фактуры, выводит развернутое сальдо по организациям, да к тому же Наташа выполнила кучу аналитической работы - построила графики прибыльности отдельных товаров, динамику продаж по дням недели и даже (тут сотрудников налоговой инспекции просим не читать) заставила Excel сделать обратный счет, то есть автоматически пересчитать остатки так, чтоб выйти на заданную сумму. Все это хозяйство Наташа увезла с собой.

Итоги и мораль.

Обучение обошлось Наташе в неделю времени и пару сотен тысяч рублей. Excel, правда, дороже - пара сотен долларов. Итого миллион деревянных. Зато теперь Наташа имеет "склад" такой, какой она хотела, и не чуждый черный ящик, сотворенный посторонними программистами, а сделанный собственными руками. Она может изменить его и приспособить как хочет. Пользуясь полученными знаниями, она может сделать какую-нибудь другую задачу, например, учет основных средств. Уже бесплатно, потому что сделает она эту задачу на том же Excel.
Круг задач, которые решались только путем программирования, в очередной раз сократился, и сократился резко. Excel 5.0 напоминает программистам, что их роль должна измениться. Страшно далеки они от народа, то бишь, от пользователя.
Пользователям, даже прошедшим в свое время курсы по "Нортону с Суперкальком", стоит присмотреться к новым веяниям и, возможно, переобучиться. Сейчас наступает очередная революция в компьютерном деле. Переход на Windows - не только переход от текстов к кнопочкам и рисункам. Это еще и совершенно новые возможности. Чтобы оставаться на месте, нужно изо всех сил бежать вперед.

P.S. Все написанное - не рекламный трюк. Девушка Наташа существует в природе. Сделанную ею "складскую" таблицу я сохранил. Наша работа проходила в присутствии не менее семи обучаемых учебного центра Дома науки и техники.