Осваивать компьютер никогда не поздно. Осваивать компьютер нужно постоянно. Как в сказке про Алису, нужно все время бежать вперед, чтобы оставаться на месте. Едва ли не ежемесячно появляются не то что новые продукты - новые подходы, которые напрочь перечеркивают всё, что ты до сих пор знал и делал. Можно, конечно, работать и по старинке, но тогда смиритесь с тем, что производительность труда Вы сильно не повысите.
Если Вы совсем не имели дела с компьютерами, то, скорее всего, Вы считаете, что работать с компьютером - значит программировать. Потому и появляются у нас в учебном центре бледные от волнения бухгалтеры и спрашивают, что им лучше изучать - Паскаль или С++ (знакомый программист уверял, что С++ лучше!). Если Вы тоже так думаете, Вы ошибаетесь! Вам просто нужно научиться пользоваться готовыми программами, а не писать свои.
До сих пор Вы хранили документы в папках. Папки Вы хранили в шкафах. В компьютере документы хранятся на дисках в виде так называемых файлов. Значит, Вас обязательно должны научить работать с дисками и с файлами. Вам нужно научиться находить нужные программы и запускать их на выполнение.
В программу обучения ОБЯЗАТЕЛЬНО должен быть включен Norton Commander (программа, помогающая Вам обслуживать файлы и диски). Также обязательно нужно знать программы-архиваторы, позволяющие хранить информацию в сжатом виде, и технологию защиты от вирусов. Если у Вас слабенький компьютер, этого для начала достаточно. Если же у Вас хороший 386-й, или 486-й или Pentium, дополнительно требуйте изучения Windows 3.11 или Windows 95. Чтобы освоить все это, хватает 8-16 часов.
Чем бы Вы ни занимались на компьютере, Вы неизбежно будете сталкиваться с обработкой текстов. Другое дело, в каком объеме. Если бухгалтерам, как правило, хватает простейших приемов (4 часа обучения), то секретарю-референту нужен полный курс часов на 20. Если у Вас слабенькая машина, то осваивайте ЛЕКСИКОН или РЕФИС (ФОТОН или Multiedit, столь любимые программистами, для простых пользователей не совсем то, что нужно). Если же у Вас хороший компьютер - однозначно остановитесь на Word 6.0. Это стандарт де-факто во всём мире. С его помощью Вы научитесь делать любой произвольно сложный документ - с рисунками, диаграммами, оглавлениями, сносками, ссылками, колонтитулами и пр. Требуйте только, чтобы Вас учили не только самому Word, но и ТЕХНОЛОГИИ подготовки текстов на компьютере. Чтобы Вам объясняли, почему то или иное свойство Word увеличивает производительность Вашего труда. Чтобы Вас убеждали отказаться от тех или иных приемов ручной работы, которые Вы бессознательно будете переносить и на компьютер. Вам нужно не просто освоить те или иные приемы и возможности, но коренным образом изменить взгляд на работу.
Если Вы имеете дело с какими-либо расчетами (особенно если Вы экономист или руководитель фирмы), не пожалейте недели времени и энной суммы денег - познакомьтесь с электронными таблицами! Это совершенно потрясающая штука, в двух словах не расскажешь. Весьма простыми средствами Вы можете делать весьма сложные расчеты (например, получить любые обобщенные данные по деятельности Вашей фирмы, имея всего лишь журнал операций). То, что Вы делали неделями, теперь Вы можете получить за несколько минут! Если машина у Вас хорошая - используйте Excel 5.0! Это признанный мировой лидер. Опять-таки, как и в случае текстового редактора, требуйте, чтобы Вас учили именно ТЕХНОЛОГИИ обработки, а не просто тем или иным возможностям электронных таблиц. Старайтесь отрабатывать эту технологию не только на учебных примерах, но и на своих реальных задачах.. За 15-20 часов вполне можно овладеть электронными таблицами.
Если Ваша работа связана с ведением каких-либо картотек, то эта штука - для Вас. Правда, решение о том, нужно или не нужно проходить этот курс, нелегко. Задача может быть слишком простой - и тогда ее можно решить в электронных таблицах (там есть несложные средства для работы с базами данных). Задача может быть слишком сложной - и Вы не сможете ее решить, даже владея СУБД на уровне пользователя (то есть нужно программирование, а значит - программист). В отличие от электронных таблиц, где все просто и интуитивно понятно, для работы с СУБД нужно освоить теоретическую часть - так называемую нормализацию БД. Но, если Вы решились, рекомендую Paradox или, что еще лучше, MS Access. Остальные СУБД предназначены для программистов и Вам вряд ли пригодятся. На нормальное обучение работе с СУБД нужно 30-40 часов или даже больше.
Автоматизированный офис сегодня - это не только отдельные люди, сидящие за отдельными компьютерами. Объединение компьютеров в сеть (локальную, в пределах учреждения), и глобальную (с помощью телефона) принципиально меняет принципы совместной работы. Вместо того, чтобы бегать по комнатам с криком "Маня, где банк за четвертый квартал?", можно получить нужные данные, не вставая с места, по сети. Управление фирмой можно проводить с помощью электронной почты, сводя на нет непроизводительные затраты времени на всяческие "пятиминутки". Опять-таки, это настолько принципиальное изменение стиля работы, что ему нужно учиться. Например, для внутриофисной работы нужно освоить MS Mail, а для связи с другими организациями - работу в сети RELCOM. На это нужно 4-8 часов
Обучение бухгалтеров работе с компьютером - процедура непостая. Во-первых, обязательно нужно пройти хотя бы минимальный курс по обслуживанию дисков. Рекомендую (особенно главным бухгалтерам) пройти дополнительно курс по электронным таблицам. Бухгалтерские программы хорошо автоматизируют рутинную работу, но плохо помогают в нестандартных случаях. Вот тут-то и пригодятся электронные таблицы. Тем более, что журнал операций очень легко переносится из бухгалтерских программ в тот же Excel.
Что же касается выбора самой бухгалтерской программы - то это вопрос весьма сложный. Для бюджетных организаций хороших программ почти нет (разве что ПАРУС). Для небольших и средних коммерческих предприятий стандартом де-факто является "Бухгалтерия 1С", но я бы порекомендовал ещё обратить внимание на разработки красноярской фирмы ТЕХНОПОЛИС. Для крупных предприятий, пожалуй, самое подходящее - комплекс "Ключ к успеху", разработанный красноярской фирмой "Ключ". Приличный учебный центр должен предложить Вам на выбор курсы минимум по десятку таких программ.
Сейчас многие предприятия не принимают на работу бухгалтеров, не владеющих компьютером. Если Вы бухгалтер и изучаете компьютер для трудоустройства, выбор бухгалтерской программы не столь важен. Принципы работы всех бухгалтерских программ весьма похожи - сначала настройка (плана счетов, аналитики, документов и т.д), потом заполнение журнала операций, а потом - автоматическое получение баланса и других документов. Изучив, например, "Бухгалтерию 1С", вы быстро освоите любую другую. Главное - понять ТЕХНОЛОГИЮ автоматизированного учета, а не использование конкретных клавиш. На освоение бухгалтерской программы нужно 20-30 часов (но добавьте еще обслуживание дисков!)
Вы год-два назад обучились "НОРТОНу-ЛЕКСИКОНу-СУПЕРКАЛЬКу" и считаете, что этого достаточно... Постараюсь Вас разубедить. Новые программные продукты, работающие в Windows, предлагают не только на порядок большие удобства, они предлагают принципиально новые возможности. Гораздо дешевле и быстрее узнать эти новые возможности на курсах, чем ковыряться в пакете самостоятельно. Я, например, отработал восемь лет с электронными таблицами и почти год в Excel 5.0, и только потом случайно "откопал" в Excel сводные таблицы, которые просто перевернули все мои понимания о технологии работы. Все упростилось на порядок.
Выбор велик - от дорогих, но качественных курсов в авторизованных учебных центрах до дешевых самопальных уроков, проводимых проголодавшимися программистами. Учиться нужно там, где профессионально занимаются именно обучением. Знать компьютерные программы - это одно, а уметь их преподать - совсем другое.
Первый признак профессиональности учебного центра - его авторизация или сертификация. Особенно, если сертификация проведена зарубежной фирмой. Требования к такому учебному центру весьма высоки, экзамены проводятся очень серьезные, на международном уровне. Такие учебные центры имеют постоянную связь с породившей их фирмой, и та регулярно требует отчеты, а также имеет право на строгие и неожиданные проверки.
Второй признак профессиональности - наличие лицензии на право ведения образовательной деятельности. Точнее, сама по себе лицензия никаких гарантий качества обучения не дает. Она лишь подтверждает, что помещение учебного центра соответствует противопожарным и санитарным нормам, а преподаватели имеют высшее образование. Учебные курсы, техника и качество преподавания при лицензировании не проверяются. Но процедура получения лицензии настолько долга и неприятна (требуется масса справок из бюрократических служб), что решиться на получение лицензии может только фирма, которая всерьез решила заняться обучением. Кстати, имейте в виду, что, если учебный центр лицензирован, то он освобожден от уплаты НДС. Так можно отличать лицензированные учебные центры от нелицензированных прямо по предъявленному им счету. Если учебный центр лицензирован, то затраты на обучение Вы можете списать на себестоимость, иначе придется платить за обучение из прибыли...
Третий признак профессиональности - наличие справочников и методических пособий. Уважающий себя учебный центр выдает обучаемому "насовсем", как минимум, небольшой справочник по пройденным темам. Как минимум, на период обучения выдаются методические пособия, разработанные в этом учебном центре. Если Вас учат "на слух" или по научно-популярным книгам , это означает, что курс попросту еще не поставлен как следует.
Четвертый признак - размер группы обучаемых. Платя немалые деньги за обучение, Вы должны рассчитывать на то, что Вам будет уделено достаточное внимание. Практика показывает, что максимальное количество человек, с которыми может эффективно работать преподаватель - шесть человек. Это - предел, а на самом деле оптимальное количество - четыре обучаемых на преподавателя. Тогда он сможет уделить Вам не менее 15 минут в час. Это вполне нормально, особенно если учесть, что эти 15 минут вы выбираете не подряд, в течение часа. Конечно, сама группа может быть большой (10-20 человек), но тогда должно работать несколько преподавателей одновременно. (Кстати, еще одно совершенно однозначное требование: на время обучения Вам должен быть предоставлен ОТДЕЛЬНЫЙ компьютер. Никаких там сидений по двое-трое...). При групповом обучении Вы будете приноравливаться к некоему среднему уровню, типовым учебным задачам... В то же время абсолютно индивидуальные курсы стоят дорого (в 5-8 раз дороже групповых). Разумная середина - обучение небольшими группами (4-6 человек) по индивидуальному графику. Заплатив на 20% дороже, Вы можете узнать вдвое больше.
Напоследок - координаты нескольких красноярских учебных центров, за которые я могу поручиться:
Авторизованный учебный центр Microsoft и Borland (Краевой дом науки и техники и ТОО MaxSoft) т.27-93-83.
Авторизованный учебный центр Lotus (ЦИНТ) т. 33-35-91
Учебный центр ИНОПРОФ 27-44-80
Эти учебные центры занимаются в основном взрослыми. Школьникам же рекомендую обратиться в Детский обучающий центр Октябрьского района (т. 21-35-72). Там курсы адаптированы к возрастным особенностям, да и цены пониже чем во "взрослых" учебных центрах.
Опубликовано: Красноярский комсомолец,
27 января 1996г.
© Алексей Бабий 1996