Как организовать список дел, контактов и встреч

(методическое пособие)

И в докомпьютерную эпоху перед любым работником стояла проблема организации своего труда. Диапазон средств был большой: от случайных листков бумаги, на которых наспех записывались нужные телефоны, до толстых и красивых папок-органайзеров. У всех этих средств был всего один недостаток, зато очень большой: негибкость. Например, Ваша телефонная книжка упорядочена по фамилиям. А как быть, если Вы вспомнили только имя? Перерывать всю книжку? В самом замечательном органайзере, чтобы упорядочить дела по какому-нибудь признаку, кроме даты, нужно было переписывать их заново.

Так вот, в Microsoft Office входит специальное приложение Schedule+ (англичане произносят это слово как "шедьюле", а американцы как "скедьюле"), которое здорово упрощает все эти действия. Оно позволяет заменить телефонную книжку, перекидной календарь, секретаршу и многое другое. Schedule+ автоматически известит Вас о том, что пора начинать ту или иную работу, что через полчаса у Вас встреча с клиентом и что к этой встрече Вам приготовить.

С ним-то мы сейчас и познакомимся.

Самый простой путь - это щелкнуть по одной из кнопок на панели Microsoft Office: .

Поскольку Schedule+ позволяет организовать список встреч, задач и контактов, то и кнопок три: "новая встреча", "новая задача", "новый контакт".

Щелкните, например по (новый контакт). Вы увидите диалоговое окно:

Вам предлагается зарегистрироваться. Поскольку на одном компьютере может быть несколько личных расписаний, Schedule+ должен сообразить, с каким именно ему сейчас работать. Введите свое имя (а если Вы работаете в Exchange, то свое имя пользователя: тогда Вам будут доступны дополнительные возможности). Но пока, в порядке тренировки, пусть это будет просто "Иванов".

Движемся дальше.

Ну конечно, расписания хранятся в файле с типом (расширением) scd. Вам предлагается сохранить этот файл в папке Schedule. Не поддавайтесь на провокацию: Все Ваши файлы должны храниться в Ваших папках или, на худой конец, в папке "Мои документы". Поскольку Вы уже умеете пользоваться этим диалоговым окном, дайте расписанию имя (например, Дела) и сохраните расписание.

Как вести список контактов

Как задать новый контакт

Список контактов - это что-то вроде телефонной книжки. Но КАКАЯ это телефонная книжка! Если Вы выполнили предыдущее упражнение, то видите на экране вот что:

Заполните ее максимально подробно. Заметьте, что в списке есть не только фамилия с телефоном, но и, например, адрес. Зачем? А вот зачем: этот справочник можно, например, подключить к Word для того, чтобы сделать рассылку писем!

А теперь щелкните по закладке Телефон.

Тут особых комментариев не требуется. А что это за загадочные кнопочки рядом с номерами телефона? Ни за что не догадаетесь: если Ваш компьютер соединен с модемом и телефоном, то, нажав кнопку, Вы заставите компьютер набрать этот номер! Даже, если номер занят, компьютер будет набирать его раз за разом, пока не дозвонится. А вы в это время будете себе работать, не отвлекаясь.

Щелкнув по закладке Адрес, Вы увидите вот что:

Это уже домашний адрес. Вот это да: оставлено даже место для имени супруги, дня рождения и годовщины свадьбы. Зачем бы это? А вот зачем: звоните Вы, положим, вечером по домашнему телефону. Иван Иваныча еще нет, но трубку берет его супруга. "Добрый день, Марья Ивановна!". Супруге будет ужасно приятно, что ее помнят по имени-отчеству и, когда Иван Иваныч, наконец, придет, она скажет: "Петр Петрович такой милый и обходительный! Он просил передать тебе... и т.д.). Сравните: "Звонил какой-то там Петр Петрович." Мелочь, но важная мелочь! А еще больше ее потрясет, если в день годовщины свадьбы Вы позвоните ей и поздравите, или даже пришлете открытку. Иван Иваныч тоже обрадуется, но будет еще лучше, если Вы будете регулярно поздравлять его с днем рождения.

И заметьте, Schedule+ сам напомнит Вам о грядущем событии. Нужно всего лишь, чтобы компьютер был включен, а Schedule+ запущен. Но, по идее, Schedule+ должен быть в работе постоянно. Уж такая это программа по своей природе, что она должна бодрствовать всегда, когда бодрствуете Вы.

Как установить эти даты? Нужно просто поставить галочку, а потом щелкнуть по дате. Вывалится календарик, который можно листать, щелкая по стрелкам в верхнем левом и верхнем правом углах.

Есть еще закладка Заметки, но она совсем простая. Там Вы можете написать всяческие тексты типа "Характер нордический, выдержанный", "не пьет коньяк", "любит попариться" и т.д. Смех смехом, а при подготовке к деловой встрече иногда сильно помогают записи типа "не выносит давления, но можно уговорить".

Ввод нового контакта закончен. Щелкните по ОК.

Тут Schedule+ поторопился и сразу показал Вам расписание встреч. Каждому овощу свое время, а мы еще не закончили знакомиться с контактами. Щелкните по закладке Контакты.

Собственно говоря, это та же информация, только иначе поданная. Полистайте закладки Телефон, Адрес, Личные сведения, Заметки и Вы в этом убедитесь.

Как редактировать список контактов

Чтобы добавить нового человека в список контактов, просто начинайте заносить информацию о нем в список Контактные лица, в строку, помеченную звездочкой. Заполнив фамилию, имя и телефон, перейдите на закладки в правой половине экрана.

Прежде, чем двигаться дальше, выполните

Большое упражнение. Занесите в список контактов 10-15 Ваших знакомых. Укажите их домашние адреса (мы потом поиграем в почтовую рассылку), названия фирм, в которых они работают, причем постарайтесь, чтобы два-три человека попали в одну фирму (мы потом организуем поиск и группировку по фирмам).

Чтобы удалить человека из списка контактов, щелкните по удаляемой строке правой кнопкой мыши. Появится контекстное меню

Дальнейшее понятно...

Упражнение. Удалите одного человека из списка контактов.

Как упорядочить список контактов

Обычно список упорядочен по фамилии. Но это совсем не обязательно. Выполните Вид Сортировка и щелкните по окну Фамилия. Вывалится целый список:

Дальнейшее понятно. Вы можете упорядочить список по любому столбцу. Это бывает удобно, если Вы хотите, например, отобрать всех, кто живет в определенном городе или работает в определенной организации. Однако сортировка - не единственный способ делать это. Более того, это не лучший способ. Той же цели можно добиться, используя группировку или поиск записей. Сортировка же используется крайне редко.

Как найти нужную запись в списке контактов

Да просто выполните Правка Найти.

Вы просто набираете нужную фамилию (или название организации), щелкаете по Начать поиск и... Если Вы сразу попадаете на нужную запись, то щелкните по Закрыть, а если нет, то по кнопке Поиск далее.

Упражнение. Найдите человека в списке, указав его фамилию.

Упражнение. Найдите человека в списке, указав его имя.

Упражнение. Найдите человека в списке, указав организацию, в которой он работает.

Заметьте, что в боксе Просмотреть есть не только список контактов, но и список дел, встреч и событий. Это означает, что искать можно во всех списках.

Как сгруппировать записи в списке контактов

Естественно, нужно выполнить Вид Группировка.

Эксперимент. Проделайте группировку по организациям и посмотрите результат.

Конечно, это еще не все возможности списка контактов. Можно использовать этот список при планировании встреч и дел, но об этом чуть позже.

А кстати, как все-таки использовать список контактов в качестве списка рассылки в Word?

Как использовать список контактов в качестве списка рассылки в Word

Когда Вы делаете почтовую рассылку, в диалоговом окне Сервис Слияние Источник данных Получить данные выберите Использовать адресную книгу

В полях слияния появились поля списка контактов:

И все!

Упражнение. Осуществите почтовую рассылку из Word с помощью Schedule+.

Как вести список встреч

Со списком контактов мы разобрались, теперь самое время заняться планированием своего времени. На самом деле задача разбивается на две. Во-первых, есть перечень дел (задач), которые нужно сделать. Эти дела могут быть важными или менее важными, они могут быть срочными и несрочными, они могут быть сгруппированы по какому-нибудь признаку. Во-вторых,. есть встречи, назначенные на определенное время, и Вам важно о них не забыть и вовремя к ним приготовиться. Вот об этом "во-вторых" мы сейчас и поговорим.

Как назначить новую встречу

Если Schedule+ у Вас не запущен (ай-ай-ай, как Вы дошли до такой жизни?) то можно щелкнуть по кнопке на панели Microsoft Office.

А если он у Вас запущен, то щелкните по закладке Встречи

Это расписание встреч (пока пустое). Назначим встречу. Выберите день (по горизонтали) и час (по вертикали) и щелкните правой кнопкой мыши на пересечении.

Закладку Общие я прокомментирую скупо. Все предельно понятно. Можно установить время начала и конца встречи, кратко описать ее. Если Вы щелкнете по боксику Оповещение, то сможете указать, за сколько минут до встречи Вас нужно о ней известить. (например, встреча в Академгородке, и добираться до него нужно сорок минут, плюс десять минут на сборы: итого пятьдесят минут). И что же, спросите Вы, компьютер Вас оповестит? Конечно. Чем бы Вы ни занимались, на экран выскочит окошко с приглашением на встречу. Условий всего три: компьютер должен быть включен, Schedule+ запущен, а Вы сидите за компьютером.

Упражнение. Назначьте встречу с кем-либо в этот же день: через полчаса: с оповещением за пятнадцать минут. Не поняли? Например: сейчас 23 января, 12.20. Назначьте встречу на 12.50, с оповещением за 15 минут до начала. И продолжайте изучение Schedule+.

Как перенести встречу или сделать ее повторяющейся

Жизнь есть жизнь, и не всегда встречи проходят именно в то время, когда они назначены. Кто-то заболел, у него появилось более важное дело, не готовы документы.

Щелкнув по нужной встрече в расписании правой клавишей, Вы получите контекстное меню:

Упражнение. Освойте самостоятельно пункт Перенести встречу. Он очень простой.

Опять-таки, некоторые встречи проходят не один раз, а регулярно. Каждый понедельник в 9.00 планерка, каждый второй четверг месяца - семинар, и т.д. В том же контекстном меню есть пункт Сделать повторяющейся.

Упражнение. Освойте этот пункт самостоятельно. Сделайте встречу с Сидором Сидоровым в 18.00 повторяющейся каждую пятницу с пометкой "купить пива". Проверьте, действительно ли она повторяется.

Как просмотреть список встреч

Иногда имеет смысл окинуть взором перечень встреч на неделю, месяц и так далее. Для этого существуют соответствующие закладки. Например, щелкнув по закладке Неделя, Вы увидите

Стрелки вверху (в строке с названием месяца) позволяют двигаться по месяцам.

Упражнение. Погуляйте по другим месяцам.

Упражнение. Опробуйте закладки Неделя, День.

Как вести список задач

Лично мне эта возможность Schedule+ нравится больше всех. Работа у людей бывает разная. Менеджер должен хранить и мгновенно находить нужные телефоны, но техническому сотруднику, может быть, достаточно небольшой записной книжки, и его вряд ли вдохновила глава о списке контактов. Директор фирмы имеет множество встреч, и для него важно правильно их спланировать и не забыть на них придти, однако бухгалтер с утра до вечера сидит на месте, и главу о планировании встреч он прочитал, подавляя зевоту. Но всем им нужно иметь перечень дел, которые необходимо сделать, всем им важно правильно спланировать дела, чтобы успеть сделать их к сроку. Опять-таки, тут плохо помогают всяческие бумажные органайзеры, потому что список дел - это вещь непрерывно меняющаяся: что-то добавляется, что-то вычеркивается, задачи нужно постоянно переупорядочивать по важности и срочности. Надо сказать, что за двадцать пять лет работы я перепробовал множество способов решения этой проблемы - от картотеки с картонными карточками до применения баз данных и электронных таблиц. Наконец появился Schedule+ - и я вполне удовлетворен. Готов поделиться с Вами своими восторгами, чем сейчас и займусь. Познакомьтесь с моим списком задач и скорее принимайтесь за составление своего.

Что Вы видите на этом экране?

Вы видите перечень задач, которые мне нужно выполнить, по состоянию на 24 января 1997 года (кстати, пахать не перепахать!). Задачи разбиты на так называемые проекты. У меня, например, таких проектов пять:

• Журнал ON LINE
• Разработка методических пособий
• Организационные дела по учебному центру
• Разное
• Технические вопросы

Кроме того, каждая задача имеет приоритет (1 - важнейшая, 2 - важная, 3 - средней важности и так далее).

Кроме того, задача может иметь конкретный срок выполнения.

И, наконец, задача требует для своего выполнения определенное количество времени.

Организовав таким образом список задач (то есть приписав их к конкретным проектам, указав важность, длительность и сроки), Вы здорово облегчите себе работу.

Во-первых, список задач всегда будет у Вас перед глазами. Если Вы постоянно работаете с компьютером (особенно если у вас ноутбук), то, мало того, что Вы всегда можете его вызвать на экран - Schedule+ будет Вам надоедать каждые пятнадцать минут, напоминая о невыполненных задачах. Если Вы работаете с компьютером не постоянно, то можете регулярно распечатывать список дел на бумаге. Главное, что ни одна задача не потеряется: может быть, Вы не успеете ее сделать или не сможете ее сделать: но зато никогда не забудете про нее. Кроме того, разные задачи требуют разных условий. Если я нахожусь в тихом месте наедине с компьютером, отдохнувший и полный идей, то выберу из списка задач ту, которая требует сосредоточенности и наличия компьютера. Если я устал, болею, мне не пишется, я найду в списке дел какую-нибудь черную работу, не требующую большой квалификации и хорошего состояния организма. Если под рукой нет компьютера, но есть телефон, я займусь обзвоном (и таких дел полно: позвонить Х и выяснить то-то и то-то). Таким образом, задачи не теряются и выполняются в наиболее подходящее для них время и в наиболее подходящих для них условиях.

Во-вторых, список задач будет всегда отсортирован. Обычно задачи упорядочиваются так: сначала по важности, потом по срокам и, наконец, по алфавиту. А это значит, что Вы не потеряете за тучей текучки действительно важных и срочных дел.

В третьих, Schedule+ будет извещать Вас о том, что пора браться за ту или иную задачу. Если, например, работу нужно сдать к 10 января, а она требует 5 дней, то, начиная с 5 января, Вам на экран постоянно будет выводиться напоминание.

И, наконец, Вы можете связать список задач со списками встреч и контактов (К встрече с Сидором Сидоровым в 15.30 15 февраля 1997 года нужно подготовить проект договора)

Как создать новый проект

Начать нужно, конечно, с этого. В окне Schedule+ щелкните по закладке Задачи.

Выполните Вставка Проект

Важность - это важность "по умолчанию". Когда Вы будете создавать новую задачу в рамках проекта, ей автоматически присвоится степень важности, принятая по умолчанию для этого проекта.

Упражнение. Создайте проект "Организационные дела" с важностью 2.

Упражнение. Создайте проекты, свойственные для Вашей деятельности.

Как записать новую задачу

Щелкните по кнопке на панели Microsoft Office.

В окошко Описание Вы вносите описание задачи (например, "Позвонить Сидорову" или "Отчет за 3 квартал").

Если работу нужно закончить к определенному сроку, укажите его. Иначе - уберите галочку из боксика Дата завершения.

Если работа длительная, укажите ее длительность в графе Начать за...

Обязательно укажите проект и проставьте важность задачи.

Если хотите, чтобы Вас автоматически извещали о том, что работу пора начинать, поставьте галочку в боксе Оповещение.

Упражнение. Запишите задачу "Отчет за 3 квартал", которую нужно закончить к 10 октября, которая требует 5 дней на работу (о начале нужно известить), принадлежит проекту "организационные дела".

Можно добавлять задачи прямо в списке задач, просто нажимая клавишу [Insert].

Упражнение. Добавьте задачу, применив клавишу [Insert].

Упражнение. Заполните список задач своими задачами по вкусу. Постарайтесь, чтобы в списке были задачи, имеющие различную важность, принадлежащие различным проектам, срочные и несрочные.

Как отметить задачу выполненной

Первый столбец в списке задач вместо заголовка имеет галочку. Просто щелкните в строке с описанием задачи по этому столбцу - и задача пометится как выполненная. Вполне возможно, она тут же исчезнет с экрана. Но Schedule+ про нее не забыл. О том, как посмотреть все задачи, в том числе и уже выполненные - чуть позже.

Как управлять видом списка задач

Во-первых, список можно сортировать. Выполните Вид Сортировка.

Чаще всего задачи упорядочиваются именно так.

Упражнение. Приведите диалоговое окно к такому же виду.

Во-вторых, список задач можно фильтровать. Выполните Вид Отбор.

В общем-то, здесь все ясно. Опробуйте эти режимы.

Как напечатать список задач

Казалось бы, все просто. Выбираете Файл Печать и - поехали. Но все дело в том, что существует масса возможностей печати: выбор шрифтов, и формат бумаги (можно печатать прямо в том виде, в каком список дел бывает в обычном органайзере).

Как связать задачу с контактным лицом и встречей

Нередко все три ипостаси Schedule+ взаимосвязаны. Например, когда Вы назначаете встречу с Иваном Ивановым, то к этой встрече Вам нужно подготовить те или иные документы (то есть добавить задачи в список задач), а информация об Иване Иванове находится в списке контактов. Щелкнув правой клавишей по записи о встрече в списке встреч, Вы получите контекстное меню:

И, наоборот, когда Вы щелкните правой клавишей по задаче в списке задач: увидите контекстное меню:

Упражнение. Свяжите задачу в списке задач с конкретной встречей.

Упражнение. Свяжите встречу в списке встреч с конкретной задачей.