Информация к размышлению

Мы будем жить теперь по-новому!

Сколько раз повторяли эту фразу руководители и сотрудники, когда вместо надоевших счетов и калькуляторов появлялась на столе красивая игрушка с цветным монитором и множеством кнопок на клавиатуре. И сколько раз надежды сменялись разочарованием: капризная игрушка вовсе не решала всех проблем, зато создавала новые; вовсе не экономила деньги, а понуждала к новым и новым тратам.

Особенно с этим столкнулись быстрорастущие фирмы. На первых порах хватало одного-двух компьютеров, используемых для размножения договоров и бухучета, но вот фирма разрослась, и нужна действительно комплексная автоматизация. Но как она должна выглядеть? На каких принципах строиться?

Так вот. Многие проблемы решаются совершенно стандартными средствами, и не нужно что-то городить и программировать самому. Есть готовые решения, причем решения апробированные. Нужно просто их принять, а для этого - посмотреть их в действии. Именно это я сейчас и предлагаю: заглянуть в фирму, использующую в жизни именно те решения, которые предлагаются вам.

Итак, жизнь фирмы MaxSoft строится на трех китах: электронный документооборот, оффлайновое решение проблем и максимальный уровень информирования.

Казалось бы, электронными документами никого уже не удивишь: большинство документов, прежде чем стать напечатанными на бумаге, живут в виде файлов. Однако в MaxSoft вообще печатаются на бумаге только те документы, которые требуют подписи и печати. Все остальное циркулирует в электронном виде по внутриофисной почтовой системе. Тоже, разумеется, электронной. Вот эта электронная почта махом решает множество проблем. Например, по ней рассылаются приказы директора. По ней сотрудники пересылают друг другу короткие записочки и электронные документы. Она же используется для контроля исполнения поручений. Вся прелесть в том, что для того, чтобы решить проблему, сотрудникам не нужно созваниваться, встречаться. В принципе, неважно, в одном ли помещении и даже в одном ли городе они работают. Это и называется оффлайновым решением проблем. Чтобы понять, насколько это выгодно, подсчитайте хотя бы раз, сколько времени вы тратите в день на звонки, обсуждения, поиски сотрудников.

В этой же электронной системе ведутся обсуждения рабочих вопросов, хранятся общие данные об адресах и телефонах клиентов, о партнерах и конкурентах - и все это делается совершенно стандартными средствами, которые используются во всем мире и которые можно не заказывать программистам, а просто купить. Например, в том же MaxSoft. Практически все, что для этого нужно - обыкновенный Microsoft Office, но главное - не просто купить его, а правильно использовать.

А как достигается максимальная информированность? Да такими же стандартными средствами: обыкновенным браузером, знакомым вам по Internet. Internet в масштабах фирмы называется Intranet, и построен он на тех же принципах, что и Internet. Любая информация, которая полезна другим сотрудникам (прайс-листы, описания товаров, внутрифирменные рекомендации, да мало ли что еще) простыми средствами помещается на сервер и оттуда видна каждому сотруднику! Простенько и со вкусом! Пользователю нужно освоить всего две-три кнопки, чтобы получать любую информацию.

Конечно, не все проходит так гладко. И в MaxSoft пришлось преодолеть немало технических и психологических трудностей, пока работа не пошла именно так, как хотелось бы. И сейчас нам далеко до идеала, но сдвиг - огромный, и достигнут он именно техническими средствами. Что же касается психологических трудностей - не мытьем, так катаньем приучили всех сотрудников пользоваться электронной почтой, искать приказы директора не на стене офиса, а в электронных почтовых ящиках, записывать свои дела не на обрывках бумажек, а в специальные базы данных.

Вот о психологических трудностях хотелось бы поподробнее. Наш опыт показывает, что именно на этом спотыкается компьютеризация фирм. Поэтому, после того, как специалисты MaxSoft установят вам оборудование и программное обеспечение, начинается работа учебного центра MaxSoft, цель которого не просто научить вас пользоваться теми или иными программами, а полностью перестроить ваше понимание работы. Обучение ведется, на реальных ситуациях, которые встречаются в вашей работе, на реальных задачах, которые вы решаете на своей работе. Задача - не просто дать вам навыки, но и переубедить вас, заставить отказаться от старых и неэффективных приемов работы.

А как же потом? А если возникнут какие-нибудь технические проблемы?! Проблемы тоже будут, без них не обходится ни одно высокотехнологическое производство. Вот тут вам поможет линия "горячей поддержки" от MaxSoft. Преподаватели учебного центра во время, свободное от занятий, дают консультации, как "чайникам", так и профессионалам.

Все это, вместе взятое, от поставки техники до консультаций, от обучения до настройки программного обеспечения, называется микроинтеграцией. Почему "микро"? Да потому, что под интеграцией обычно понимается поставка решений для крупных предприятий: там и масштабы другие, и решения другие. А кто же займется десятками быстрорастущих фирм, которые уже выросли из Word с Excel, но не доросли еще до гигантских корпоративных сетей? Давайте попробуем вместе с MaxSoft сделать вашу работу более эффективной.