или еще раз об автоматизации бухгалтерии
В губернском городе К., стоящем на берегу великой сибирской реки Е., жил да был завод. Как водится, была при заводе бухгалтерия, трещала себе арифмометрами, щелкала костяшками счетов, гудела "рейнметаллами", светилась панелями калькуляторов. И арифмометры, и счеты, и даже калькуляторы не автоматизировали труд бухгалтеров, они только механизировали его. И, только, когда на заводе появились компьютеры, зашла речь об автоматизации.
Автоматизация (или, как метко выражались специалисты, АСУнизация) была тогда не более, чем модным поветрием. Компьютеры (их тогда называли ЭВМ) были дорогие и громоздкие, требовали особых помещений и большого штата, а что с ними делать, никто не знал. Но - партия сказала "надо", и директорский кабинет украсился терминалом от ЕС ЭВМ. Правда, включался он только по случаю приезда высоких гостей, но зато придавал директору имидж современного хозяйственника. А имидж - это было все. Товар ты можешь не создать, но впечатление - обязан! Заводская АСУ тем временем исправно работала, потребляя тысячи киловатт электроэнергии и выдавая "на гора" километры распечаток. Распечатки эти никто не читал, потому что цифры с потолка можно брать и без ЭВМ. Правда, плохо ли, хорошо ли, но свалили на компьютеры хотя бы расчет заработной платы.
А потом пришел рынок. С рынком пришли проблемы. Денежки - то свои, их считать надо, а победные рапорты нынче не оплачиваются... Директор включил, наконец, терминал, предварительно смахнув с него паутину, но ничего хорошего терминал ему не показал. Как и большинство руководителей, директор считал, что компьютер автоматически решает все проблемы. Искусственному интеллекту все равно, играть ли в шахматы или управлять производством. Нажми на кнопку и получишь результат.
Умные люди объяснили: компьютеры сами по себе - тупые железки, к ним нужны программы. Да и эпоха сменилась: теперь вместо больших ЭВМ - персональные компьютеры на каждом рабочем месте. Раз такое дело, решил директор - пусть персонально и автоматизируются! Как хотят!
Отдел кадров нашел программиста со стороны (ну, не совсем с стороны, это муж племянницы деверя начальника отдела кадров), и этот программист сделал по трудовому договору "Учет кадров". Бухгалтерия купила где-то программу "Зарплата". Свои "АСУшники" написали сами программу "Склад". Все это по отдельности работало, иногда даже работало хорошо. Но как быть, если отделу сбыта срочно нужно узнать, прошел ли тот или иной платеж от заказчика? Если плановому отделу нужно собрать сведения из отдела снабжения, отдела сбыта и отдела маркетинга? Как устранить накладки между отделом кадров и расчетной группой бухгалтерии? Передавать друг другу пухлые папки с отчетами? А зачем тогда компьютеры? Бегать с дискетами? Тоже ни то ни се...
Умные люди объяснили: компьютеры нужно связать в сеть. Связали. Тут-то и выяснилось самое страшное: разрозненные программы не стыкуются друг с другом. Некоторые программы были написаны в расчете на одиночный компьютер и в сети работать не захотели. Информация дублировалась: ее вводили многократно в разных местах, и везде по-разному (например, в одной программе у работника указано полное имя и отчество, а в другой - только инициалы), так что найти соответствие было трудно или даже невозможно. В результате работа с компьютером мало отличалась по эффективности от ручной.
Но самое, пожалуй, неприятное - в том, что каждая из этих программ была создана для решения некоей локальной задачи, без учета общих целей. Например, локальная задача бухгалтерии - наладить грамотный учет. Это так, но этого недостаточно. Если посмотреть с точки зрения планового отдела или отдела сбыта, бухгалтерская информация может предстать в другом виде. Если при проектировании бухгалтерской программы учитывались только нужды бухгалтерии, руководство потеряет важный источник информации.
Руководство решило: программы нужно переделать. Чтобы они работали в сети, чтобы работали на общую цель. Но кто их будет переделывать? Фирма, продавшая программу "Зарплата", давно закрыта, свои программисты, делавшие "Склад", уволились в поисках лучшей доли, а муж племянницы деверя начальника отдела кадров "завязал" с программированием и подался в "новые русские".
Отдел АСУ категорически отказался переделывать эти программы: написаны запутанно, документации нет. Я их понимаю, я и сам взялся бы за переделку чужой программы только по приговору народного суда. Чужая программа - потемки, особенно если она написана не слишком квалифицированными программистами.
Ну и что же, начинать все с нуля? А ничего другого и не остается...
Вот так один завод в губернском городе К., стоящем на берегу великой сибирской реки Е., потратив немалые деньги на компьютеризацию, оказался в итоге у разбитого корыта. Если бы только он один, и если бы только в городе К.!
Прежде всего она должна быть комплексной. Изначально определяется, где и в каком виде хранится та или иная информация, кто отвечает за ее ввод и обработку. Изначально, при разработке того или иного автоматизированного рабочего места учитываются интересы других потребителей информации. Все программы настроены так, что понимают друг друга, причем в режиме реального времени: в тот момент, когда в бухгалтерии ввели данные об очередной проводке, эти данные становятся доступными, например, в плановом отделе.
Если у Вас установлена такая система, считайте, что Вам повезло. А если нет? Вариантов, собственно, всего два: сделать самим или купить.
Первый вариант не так уж плох: кто лучше собственного отдела АСУ, знает особенности конкретного предприятия? Да и специалисты-компьютерщики на заводах очень даже неплохие. Но есть и минусы.
Каждый разработчик открывает Америку заново, десятки отделов АСУ на разных предприятиях одновременно наступают на одни и те же грабли. Фирма же, разработавшая и внедрившая одну и ту же систему на десятках предприятий, имеет обобщенный опыт.
А главный минус - время. Хорошую систему быстро не напишешь. На это нужны не месяцы - годы, и стоить эта система будет недешево. Это раньше считалось, что свои программисты работают бесплатно. А теперь - извольте отложить из дохода предприятия затраты на их зарплату, их компьютеры. А результат будет не скоро: хорошая кухня требует времени. А подсчитайте еще, сколько потеряет завод за это время, пока система не будет готова?
Вот и получается, что выгоднее купить готовую комплексную систему, проверенную на других предприятиях, даже если, на первый взгляд, стоит она будет недешево. Не дороже собственной разработки и потерь во время ее создания...
А отделы АСУ что же, разгонять? Ни в коем случае. Их уникальный опыт и квалификация поможет быстрее внедрить комплексную систему автоматизации и поддерживать ее в работоспособном состоянии. Ведь покупаете Вы не просто программу - Вы покупаете ТЕХНОЛОГИЮ. Так же, как покупая линию по производству, скажем, газводы, вы покупаете не только оборудование. Комплексная система автоматизации финансово-хозяйственной деятельности - это технологическая линия переработки информации. Ее нужно внедрять, ее нужно поддерживать, и Ваши взаимоотношения с фирмой-производителем системы в момент передачи программ не заканчиваются, а только начинаются.
Далеко ходить не надо. Вот, например, система "Ключ к успеху", разработанная красноярской компанией КЛЮЧ. Она делает все, что нужно для управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия. Весь цикл деятельности предприятия, от заготовки сырья до реализации продукции, "закрывается" слаженно работающими программами. Все программы работают в едином информационном пространстве. Работа всех программ нацелена на главное: на эффективную работу предприятия в целом. Вся информация сконцентрирована в одном месте - на центральном компьютере сети (сервере). Данные со всех участков учета хранятся в единых базах данных. А значит, каждый пользователь может получать на своем компьютере информацию, которая была введена на другом компьютере (если он, конечно, имеет на то право).
В результате - всегда доступна ОПЕРАТИВНАЯ информация о наличии и движении денежных средств на расчетном счете, в кассе и на валютном счете; об отгруженной продукции; по выполненным работам в любом разрезе (количество, сумма, номера документов, организации, даты). Если, например, встал вопрос о взаимозачетах с тем или иным предприятием - тут же можно получить полную картину взаимно выставленных счетов, состояние оплаты). Можно определить рентабельность подразделений, рационально распределить общезаводские и общехозяйственные расходы, наладить движение и учет сырья и материалов.
Но самое главное - это то, что система "Ключ к успеху" ориентирована не просто на автоматизацию бухгалтерского учета, а на автоматизацию документооборота предприятия в целом. Разница существенная. Бухучет - только часть деятельности предприятия, пусть даже одна из самых важных. Но как проследить, все ли документы прошли положенный путь, все ли они завершились оплатой или отгрузкой продукции, все ли должники расплатились? Система, автоматизирующая отдельные участки бухучета, на эти вопросы ответов не дает. И система, автоматизирующая только бухучет, тоже даст ответ не всегда. Только отслеживая документооборот в целом, можно определить узкие места в работе предприятия.
А как насчет ТЕХНОЛОГИИ? Система "Ключ к успеху" поставляется не в "голом виде", а с множеством услуг: обследование предприятия, настройка и адаптация, внедрение под "ключ" силами специалистов компании, обучение персонала, сопровождение, "горячая линия". Все изменения текущего законодательства отслеживаются вовремя.
А как насчет рекомендаций? 150 предприятий используют систему "Ключ к успеху". Среди них КраМЗ, Бородинский Угольный Разрез, Коксохимический Завод (г.Кемерово), Красноярская ГЭС (г.Дивногорск), сеть магазинов оптовой и розничной торговли, и десятки других разнопрофильных предприятий из различных отраслей промышленности, транспорта, сельского хозяйства, строительства и бюджета. Кроме того, представительства компании находятся в 12-ти городах Сибири и в г.Москве. А главное в том, что "Ключ к успеху" действительно является Системой автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
Опубликовано: Экономика и жизнь
(Сибирь) март 1997
© Алексей Бабий 1997