Более того, так жить нужно. А как именно - об этом я сейчас хочу рассказать.
Чему обычно учат на компьютерных курсах? Что обычно используют пользователи? Правильно, Windows + Word + Excel. Это хорошо, но недостаточно. Многие даже и не подозревают том, что компьютер можно использовать не только для подготовки документов, но и для организации работы, как личной, так и коллективной.
Ну, как, хотите узнать, как это делается? Вот обычный день в нашей фирме Maxsoft. Познакомьтесь, может что-то стоит перенять. Мы к этому стилю работы шли долго и нелегко, но зато теперь работать стало намного легче.
День начинается с разбора электронной почты. Утренняя почта приходит от друзей и знакомых, да еще и из-за Урала (из-за разницы во времени то, что они послали после обеда, я днем не успел получить). Правила хорошего тона рекомендуют разбираться с почтой немедленно. Чиркнул ответы друзьям, написал подробный ответ киевлянину, почему-то решившему обучиться на наших авторизованных курсах. А вот подробное письмо от нашего директора, Максима Стефина. Вчера вечером у него появились идеи, он тут же ими со мной поделился по электронной почте поделился. Я пишу обстоятельный ответ. Где-то возражаю, где-то принимаю. И отсылаю ответ Максиму. Если он сейчас на месте - может прочитать тут же, если нет - не беда, прочтет позже. Главное в электронной почте - то, что не нужно искать место и время, чтобы встретиться обсудить вопросы. Обсуждать можно, не отрываясь от повседневных дел. Еще один плюс - что общение происходит письменно. Всегда остается "сухой остаток" в виде документа, плюс можно писать спокойно, регулируя эмоции.
Некоторые идеи приняты, нужно их принять к действию. Это - задачи, и я вношу их в список задач в программе Outlook, сразу определяя важность, сроки, а иногда и ответственного. Вот тут происходят любопытные вещи. Если я назначил ответственного за выполнение задачи, ему тут же посылается уведомление по электронной почте, и в его список задач автоматически вносится мое поручение. Теперь компьютер будет автоматически извещать меня о том, какие задачи кому поручены и в каком состоянии находятся. Если задача не начата или не выполнена в срок, компьютер будет регулярно надоедать мне напоминаниями.
Мне эта возможность Outlook нравится больше всех. Работа у людей бывает разная. Менеджер должен хранить и мгновенно находить нужные телефоны, но техническому сотруднику, может быть, достаточно небольшой записной книжки. Директор фирмы имеет множество встреч, и для него важно правильно их спланировать и не забыть на них придти, однако бухгалтер с утра до вечера сидит на месте. Но всем им нужно иметь перечень дел, которые необходимо сделать, всем им важно правильно спланировать дела, чтобы успеть сделать их к сроку. Опять-таки, тут плохо помогают всяческие бумажные органайзеры, потому что список дел - это вещь непрерывно меняющаяся: что-то добавляется, что-то вычеркивается, задачи нужно постоянно переупорядочивать по важности и срочности. Надо сказать, что за двадцать пять лет работы я перепробовал множество способов решения этой проблемы - от картотеки с картонными карточками до применения баз данных и электронных таблиц. Наконец появился Outlook - и я вполне удовлетворен.
Во-первых, список задач всегда перед глазами. Более того, Outlook будет Вам надоедать каждые пятнадцать минут, напоминая о невыполненных задачах. Главное, что ни одна задача не потеряется: может быть, не успеешь ее сделать или не сможешь ее сделать: но зато никогда не забудешь про нее. Кроме того, разные задачи требуют разных условий. Если я нахожусь в тихом месте наедине с компьютером, отдохнувший и полный идей, то выберу из списка задач ту, которая требует сосредоточенности и наличия компьютера. Если я устал, болею, мне не пишется, я найду в списке дел какую-нибудь черную работу, не требующую большой квалификации и хорошего состояния организма. Если под рукой нет компьютера, но есть телефон, я займусь обзвоном (и таких дел полно: позвонить Х и выяснить то-то и то-то). Таким образом, задачи не теряются и выполняются в наиболее подходящее для них время и в наиболее подходящих для них условиях.
Во-вторых, список задач будет всегда отсортирован. Обычно задачи упорядочиваются так: сначала по важности, потом по срокам и, наконец, по алфавиту. А это значит, что не потеряешь за тучей текучки действительно важные и срочные дела.
В третьих, Outlook будет извещать о том, что пора браться за ту или иную задачу. Если, например, работу нужно сдать к 10 января, а она требует 5 дней, то, начиная с 5 января, на экран постоянно будет выводиться напоминание.
И, наконец, можно связать список задач со списками встреч и контактов (К встрече с Сидором Сидоровым в 15.30 15 февраля нужно подготовить проект договора).
Outlook здорово упрощает работу. Он заменяет телефонную книжку, перекидной календарь, секретаршу и многое другое. Outlook автоматически известит о том, что пора начинать ту или иную работу, что через полчаса встреча с клиентом и что к этой встрече приготовить.
Я продолжаю разбор почты. А вот письмо из Канады. Вчера я помогал ученому-геологу, у которого нет электронной почты, отправить файл со статьей коллеге в Канаду. Канадец написал, что все нормально, статья дошла, но у него есть вопросы по самой статье. Нужно позвонить геологу. А где его телефон? Всяческие записные книжки, бумажки с начирканными на них номерами телефонов - давно в прошлом. Конечно же, телефоны и адреса записаны в том же Outlook. Ничто не теряется и все моментально находится. Звоню. Геолог рад и планирует придти в три часа дня, чтобы забрать ответ. Все в том же Outlook фиксирую: в 15.00- встреча с геологом. Без пятнадцати три Outlook начнет напоминать мне, что на три часа у меня назначена встреча.
А вот уже пошли сегодняшние письма. Это письма от сотрудников Maxsoft, пришедшие по корпоративной почтовой системе. Народ пришел на работу, занялся разбором почты, появились идеи и проблемы. Вот письмо от диспетчера учебного центра: в принтере кончается порошок, скоро счета будет не на чем печатать. Я тут же переправляю это письмо в отдел продаж, а диспетчеру пишу ответ: не дергай меня по мелочам, могла бы сразу в отдел продаж чиркнуть. Однако на всякий случай беру письмо под контроль. Из отдела продаж пришел ответ: на складе картриджи закончились, нужно заказывать в фирме ГАРАНТИЯ. Спрашивают, насколько срочный заказ. Отвечаю: срочный, потому что сегодня нужно печатать сертификаты.
А вот письмо от дизайнера: он прислал образец рекламы, просит принять работу. Тут же щелкаю по вложенному файлу, смотрю картинку. Все о"кей, и файл с рекламой уходит к менеджеру, а я помечаю задачу о разработке рекламы как выполненную и принятую. Она исчезает из моего Outlook и из Outlook дизайнера.
Прелесть в том, что все это происходит в тишине. Все это происходит в нескольких комнатах, расположенных на разных этажах. Никто не бегает по офису, отвлекая сотрудников. Все тихо и сосредоточенно работают, и даже телефоны, если и звонят - то это звонки "снаружи". Внутрифирменные звонки - это на крайний случай, когда проблема исключительно срочная.
И, кстати: пока я ходил наливать воду в чайник, мне позвонили, но на месте не застали. Как я узнал об этом? Да очень просто: мне позвонили, а наш телефонный оператор, убедившись, что мой телефон не отвечает, отправила мне по электронной почте сообщение: "звонил такой-то, просил перезвонить по такому-то телефону". Ну-ка, как это делается обычно? Обычно это пишется на бумажке, которую она может забыть отдать, которую я запихну куда-нибудь в карман, да я вообще могу сегодня не появиться в тех краях, где сидит оператор. А так - все довольны. Она - что передала-таки мне сообщение, я - что его получил максимально быстро, и мой "такой-то", потому что сообщение не потерялось и я на него отреагировал.
А вот и Максим ответил на мое письмо. Я тут же пишу ответ. И тут же получаю ответ от него. В принципе, сейчас мы общаемся с такой же интенсивностью, как и при личной встрече. Но у нас остается ДОКУМЕНТ, а не сотрясение воздуха.
А вот письмо от Кати Садовской, менеджера Microsoft по авторизованным учебным центрам. В письмо вложен файл со свежим пресс-релизом Microsoft. Этот пресс-релиз нужно опубликовать, чтобы все макссофтовцы смогли его прочитать. Для этого у нас есть ИНТРАНЕТ - что-то среднее между доской объявлений, библиотекой, справочным бюро... Если коротко - это наш внутрифирменный Интернет. Выход в "большой" Интернет у нас, конечно, тоже есть, причем с каждого компьютера, но об этом позже. А вот зачем нужен внутренний Интранет?
Согласитесь, кучу времени сотрудники теряют от того, что долго ищут какую-нибудь информацию. Изменились, например, внутренние телефоны мини-АТС фирмы, или сменились реквизиты фирмы, заболел сотрудник и нужно позвонить ему домой, кто-то не успел прочесть предпоследний приказ директора и теперь ищет его. Да мало ли... А теперь представим себе, что вся эта информация просто находится в одном месте, а именно на сервере, что она организована в виде web-страниц, и найти ее - просто набрать в окне своего браузера три буквы: WWW. Легко и просто. Попадаешь на страничку Интранета, а там тебе все - и номера телефонов, и приказы директора, и техническая документация, и пресс-релизы - вся внутрифирменная информация.
А еще в Интранете публикуются внутрифирменные новости. То есть это такая своеобразная стенгазета, в которой рассказывается о победах и достижениях, о проблемах и событиях. Это очень оперативная стенгазета. На прошлой неделе в нашу фирму приезжал региональный менеджер по продажам из Microsoft Стас Гришин. Пока он проводил семинар на четвертом этаже, мы фотографировали все это действо на цифровую камеру. Семинар закончился, Стас спустился на первый этаж - а в Интранете уже был помещен отчет о семинаре, с фотографиями.
Срочные письма я "разгреб", теперь можно заняться делами более длительными. Пора готовить документ о реорганизации нашей компьютерной сети. Точнее, прообраз документа уже подготовлен и опубликован в нашем Интранете. Однако он должен быть обсужден, а для этого у нас существуют внутрифирменные конференции, или, на жаргоне, "ньюса".
Чем конференция отличается от обычной электронной почты? Да фактически одним. Когда я отправляю письмо по электронной почте, то я всегда отправляю ее конкретному адресату (или нескольким). А если я хочу донести свое сообщение до всех сотрудников? Отправлять несколько десятков экземпляров? Когда-то приходилось делать именно так, загружая нашу почтовую службу до предела. Но потом мы открыли "ньюса", и все упростилось. Ты отправляешь письмо в "ньюса", и его могут прочитать все, кто на эти "ньюса" подписался. "Ньюсов" у нас два. В "общих ньюсах" у нас идет оживленное обсуждение технических проблем, а в ньюсах "flame" - обычный треп, анекдоты и прочее.
Чем удобны "ньюса"? Да тем же, чем и обычная электронная почта. Для того, чтобы обсудить что-либо, не обязательно собираться в одной точке времени и пространства. Можно участвовать в обсуждении, не отрываясь от основной работы. А главное - обсуждение не уходит в сторону, не осложняется излишними эмоциями, как это часто бывает в "живом" варианте.
А для руководителя чтение ньюсов - обязанность. Я не просто читаю соображения сотрудников и высказываю свои. Хотя и это здорово, ведь иной возможности обратиться ко всем сразу - нет. Одни мои подчиненные на занятиях, другие у заказчика, третьи заняты... В результате мы собираемся все вместе разве что на праздники. Однако благодаря электронной почте, ньюсам и Интранету мы постоянно общаемся друг с другом.
Так вот, я не просто читаю ньюса. Я отбираю стоящие идеи и предложения. Некоторые сразу же заношу в список задач Outlook. Некоторые включаю в новый вариант обсуждаемого документа (через некоторое время этот новый вариант будет опубликован Интранете, и будем обсуждать уже его).
О том, как готовится очередной вариант документа, рассказывать неинтересно. Ну, обычным Word. Правда, беру я документ не из своего каталога, а в Интранет. И результат помещаю туда же. То есть он тут же становится доступным для обсуждения. И все повторяется снова, до тех пор, пока документ не станет приказом (и будет опубликован в том же Интранет, но уже в разделе "Приказы и распоряжения"), или не превратится в техническое задание (и будет опубликован в разделе Интранет "Наши проекты"). В любом случае, приобретя завершенный вид, документ станет общедоступным.
Ну вот. Понравилось?
Заметим - все, чем я занимался, я делал с помощью компьютера. Я раздавал поручения и принимал поручения, я решал вопросы и ставил вопросы, я назначал встречи, я отыскивал, передавал и принимал информацию, я проводил технические совещания. Ну и, конечно, готовил документы. И все это в тишине, без беготни, звонков, не отрывая сотрудников от дела.
Разумеется, так работают все наши сотрудники. И все они, хотя и разбросаны по разным комнатам и этажам, хотя носятся по заказчикам, тем не менее чувствуют себя единой фирмой, всегда в курсе внутрифирменных новостей. Согласитесь, это тоже очень важно.
На самом деле это еще не все. Есть еще chat (то есть непосредственные переговоры), NetMeeting и так далее. Есть еще компьютерная телефония. Но об этом - в следующий раз.
На самом деле все не так просто. И, внедряя все эти замечательные вещи, наш директор Максим Стефин не на один раз пропотел, и все мы пережили не только радостные минуты. Но в результате наша работа стала именно такой, как я только что описал. Думаю, что наш опыт будет полезен для других фирм и организаций, которые ломают голову над тем, как им организовать работу в коллективе. Очень многие фирмы созрели для такого стиля работы, но не подозревают, что это возможно. Приходите, посмотрите живой пример. С удовольствием покажем и ответим на вопросы. Не только покажем, но и научим (есть соответствующие курсы).
А если не верите, тем более приходите. Увидите - и поверите!
Опубликовано: Красноярский комсомолец,
29 января 1998
© Алексей Бабий 1998