Мы разрубили гордиев узел

Рассказывает Дмитрий Сухов, директор Агентства Экономического Планирования

Агентство Экономического Планирования - энергично развивающаяся фирма, работающая в области финансового менеджмента, лицензирования и регистрации предприятий, экономического консалтинга. У нас есть филиалы в Калмыкии и на Алтае, которые также очень динамичны. Наш коллектив небольшой (7 человек), но квалифицированный и мобильный.

Как ни странно, большинство наших проблем связано именно с быстрым ростом. Как справиться с возрастающим валом заказов? Как качественно и своевременно обслужить множество клиентов?

Можно расширять штат сотрудников и тем самым увеличивать накладные расходы.

Можно отказаться от ряда продекларированных услуг и, возможно, потерять клиентов.

А можно сделать работу каждого сотрудника на порядок эффективнее. Этого можно достичь сквозной автоматизацией.

Не следует путать автоматизацию с механизацией. Если на столах сотрудников стоят компьютеры, это еще не означает, что производительность труда автоматически повысится. Нужно было полностью сменить стиль работы, исключить рутинные операции не только при подготовке документов, но и при принятии решений, коммуникациях с клиентами и между сотрудниками.

Комплексную задачу нужно решать комплексно. Вариант решения "на коленке" (дешевая некачественная техника, пиратское программное обеспечение, самостоятельно устанавливаемое и обслуживаемое, самообучение программам и самоосвоение технологий) мы отвергли сразу. Скупой платит дважды, а мы не так богаты, чтобы покупать дешевые вещи. Мы целенаправленно искали фирму, которая могла бы проделать весь цикл работ, от поставки лицензионного программного обеспечения до его сопровождения, включая обучение и установку. Кроме того, нам нужны было, чтобы сотрудники этой фирмы имели реальный опыт работы в новом стиле. Мы покупали не оборудование, не программное обеспечение, не услуги - мы покупали РЕШЕНИЕ. Для нас удобнее было купить это решение у одной фирмы, чтобы затем спрашивать за результат тоже с одной фирмы, а не вникать в технические разборки между поставщиками. Мы выбрали фирму Maxsoft, поскольку она максимально удовлетворяла перечисленным требованиям.

В ноябре 1997 года мы определились с комплектом необходимого программного обеспечения. Это Microsoft Back Office Small Business Server, Microsoft Office 97 Professional, СПС ГАРАНТ, 1С-бухгалтерия. Эти программные средства полностью покрывают наши потребности. В декабре 1997 года специалисты фирмы Maxsoft установили программное обеспечение, подключили нас к Internet, провели обучение персонала, и с Нового года мы стали жить по-новому. Более сложными оказалось, как мы и ожидали, не технические, а психологические трудности. Нужно было отучить себя по любому поводу хвататься за трубку телефона. Нужно было приучить себя писать письмо по электронной почте сотруднику, который сидит напротив. Нужно было заставить себя отказаться от органайзера, липучих бумажек и вести в Outlook контроль исполнения поручений. А какой эффект дало внедрение электронных конференций вместо длинных "пятиминуток"! А когда мы заменили факс на электронную почту, а отправление факсов "необинтернеченным" клиентам поручили факс-серверу, то с удивлением обнаружили, что у нас появилось свободное время! Сколько времени мы теряли раньше около факса, дозваниваясь, кляня телефонные линии и часовые пояса… А теперь мы просто работаем.

Удобство комплексного решения еще и в том, что, когда возникает техническая проблема, мы просто сообщаем об этом в MaxSoft, а сами занимаемся своими делами. Раньше же мы тратили уйму времени на то, чтобы, в меру своего разумения, настраивать свои компьютеры. Беда, коль сапоги начнет тачать пирожник… Высококлассный экономист не обязан в совершенстве знать тонкости компьютерного дела. В то же время он должен отлично владеть теми приложениями и инструментами, которые позволят ему решать его профессиональные задачи.

Несмотря на то, что мы совершили стремительный рывок, мы чувствуем, что далеко не все возможности информационных технологий мы используем в полной мере. Например, пора переходить от электронных конференций и папок Exchange к Intranet.

Словом, проблемы еще остались, но это не прежние мучительные проблемы. Это - технические, методологические проблемы, которые решаешь с удовольствием и творчески.