Другая жизнь

Часть первая.

Ох, как устаем мы от ежедневной офисной суеты! То срочно нужно отправить факс, а "межгород" срывается раз за разом. То одолевают телефонные звонки, отрывающие от работы. То томишься в приемной у начальника, ожидая, пока он закончит разговор с предыдущим посетителем. А то выходишь, полностью одуревший, с двухчасовой "пятиминутки", на которой так и не было принято никакого решения. И такая дребедень - целый день... А главное - суеты много, а результаты минимальные.

Оказывается, можно жить иначе. Как ни странно, поможет в этом - компьютер. Вы-то думали, что он годится для того, чтобы вести расчеты и готовить документы. На самом деле с помощью компьютера можно кардинально изменить стиль управления фирмой. Разумеется, в лучшую сторону.

Давайте посмотрим, как два сотрудника фирмы могут связаться друг с другом и передать друг другу информацию.

Самый нерациональный способ - личная встреча или телефонный звонок. Что говорить, это в России вообще давно считается нормой. Все важные вопросы решаются в сауне, заседания политбюро ведутся без стенограммы...Поэтому, если вам нужно связаться с кем-нибудь, ваша рука тут же тянется к телефону. Но, может быть, этого человека нет сейчас на месте. И вам нужно весь день помнить о том, что вы собирались ему что-то сказать. А может, он есть, но занят. А может, он свободен, и вы ему сказали, что хотели, но уже через минуту другой телефонный звонок сбил его с мысли и про вас он забыл.

А теперь представим себе: компьютеры, соединенные в сеть и объединенные сервером. Каждый сотрудник имеет свое имя в этой сети. Вы хотите сообщить нечто своему коллеге. Щелк кнопкой мышки - и создается новое письмо. Щелк кнопкой - и выбирается имя сотрудника из списка. А теперь - набрать сообщение на клавиатуре, еще один щелчок мышкой - и сообщение уже в электронном почтовом ящике вашего коллеги.

Сколько плюсов в таком решении!

Даже если сейчас коллеги нет на месте, он прочтет ваше письмо, как только появится. Но вы уже ни о чем не беспокоитесь и занимаетесь своими делами.

Если коллега на месте, но он занят, вы его не отвлечете. Ведь посмотрите, как вы мешаете ему телефонными звонками. А если он в комнате не один, то вы отвлекаете всех, кто рядом с ним. И вот, только он "въехал" в свою работу, дерг - звонок! Только он ответил, только собрался, сосредоточился, дерг - снова звонок! Электронная же почта приходит тихо. Сообщение о новом письме появляется на экране, но вы сами решаете, читать его немедленно или отложить на полчаса, пока вы не разделаетесь с начатой работой. В комнате устанавливается странная и непривычная тишина, хотя все интенсивно общаются друг с другом. У нас в фирме Maxsoft, например, вообще запрещается звонить по внутриофисной АТС друг другу, если только дело не требует немедленного решения. И, если раздается звонок - скорее всего, звонят "снаружи" - наши клиенты или партнеры.

Если вы считаете, что письмо, которое вы получили, имеет интерес для других сотрудников, тут же пересылаете его по нескольким адресам, сопроводив своим комментарием. Опять-таки обратите внимание: полезная информация МОМЕНТАЛЬНО стала доступна всем, кто имеет к ней отношение.

К тому же все письма, на которые вы еще не отреагировали и не сделали то, что в них требовалось, все эти письма у вас всегда перед глазами, пока вы их сами не сотрете. А значит, вы не забудете отреагировать на них.

Но плюсы на этом не закончились. Поскольку обсуждение ведется письменно, у каждого есть время подумать и сформулировать свою мысль. При устном же обсуждении могут быть и эмоции, уход в разборки по мелочам, и нечаянно "ляпнутые" слова, за которые потом зачем-то держишься... Поэтому обсуждение по электронной почте обычно ведется спокойно, по деловому. И всегда есть "сухой остаток".

Кстати, о сухом остатке. По электронной почте передаются не сотрясения воздуха, как при устном разговоре, а ДОКУМЕНТЫ, или зародыши документов. Это файлы, которые можно целиком или фрагментами "перетаскивать" в текстовый редактор и обратно, которые легко обсуждать по пунктам. В конце концов, результатом переписки становится готовый, утрясенный и согласованный документ. Его осталось только "вынуть" из письма и использовать по назначению. Например, напечатать.

Не удержусь сказать о "напечатании". Когда компьютеры внедрялись в управление, было много разговоров о безбумажной информатике, о том, что компьютеры истребят бумажные документы начисто. Пока получилось строго наоборот: потребление бумаги только выросло. Если раньше документ печатался на машинке со скоростью три страницы в час, теперь принтер позволяет печатать три страницы в минуту. Тем более что каждый сотрудник использует компьютер для того, чтобы подготовить документ, НАПЕЧАТАТЬ его и передать другому сотруднику. Если же вы переходите на электронный документооборот, то печатать документ нужно только тогда, когда нужно поставить на нем подпись и печать. Кстати, недавно мне потребовалось вывести напечатать документ на бумаге, и оказалось, что на моем компьютере не "выставлен" принтер. Я стал вспоминать, когда же я инсталлировал программное обеспечение. Оказалось, три месяца назад. Так вот, три месяца подряд у меня не было необходимости что-либо напечатать! И это при том, что за это время через меня прошло на разных этапах согласования несколько десятков документов. Документ на бумаге я уже воспринимаю как нонсенс...

И вот результат: при электронном документообороте работа идет напряженно, но без нервотрепки, информация распространяется быстро, но достигает только тех, кому она нужна, никто ничего не забывает и потому есть гораздо больше шансов сделать все вовремя.

Но и это еще не все. Письмо, пусть и электронное, остается просто письмом, если из него не родилась задача, которую нужно выполнить, и если вэтих задачах не наведен должный порядок. Но об этом - в следующем выпуске.