Другая жизнь

Часть вторая

В прошлом выпуске я рассказал об электронной почте - кровеносной системе современного офиса. При электронном документообороте работа идет напряженно, но без нервотрепки, информация распространяется быстро, но достигает только тех, кому она нужна, никто ничего не забывает и потому есть гораздо больше шансов сделать все вовремя.

Все это хорошо, но если использовать электронную почту неправильно, вы рискуете погибнуть под завалами писем, пусть даже и электронных. Например, через меня в день проходит полсотни - сотня писем. В неделю - почти полтысячи. В месяц... страшно подумать! Как потом отыскать в этой куче нужную информацию?

Но письма бывают разные. Бывают короткие записочки, иногда из одного слова ("сделано"), а бывают и обстоятельные письма, с вложенными файлами. Бывают информационные письма, а бывают и такие, на которые нужно отреагировать, немедленно или к какому-то сроку.

Правило первое: на письма нужно реагировать немедленно. Например, тут же ответить. Если не можете ответить сразу, черкните, что письмо получили, обдумываете и ответите позже. Если вы не отреагируете тут же, письмо потом придется читать еще раз и тратить на него время опять.

Правило второе: ненужные письма тут же удаляйте. А значит, в папке "Входящие" у вас всегда будут только те письма, которые вы еще не обработали.

Да, а если письмо еще нужно? Тогда - правило третье: заведите папки для писем. Например, у меня есть папки "Интернет", "Учебный центр", "Статьи" и так далее. Письма, которые еще могут пригодиться, я перебрасываю туда. Но не все. Некоторые письма требуют выполнения действий. Например, в письме говорится о том, чтобы к понедельнику написать очередную статью в "Купоны и скидки". Если я заброшу это письмо в папку "Статьи", а потом до понедельника в эту папку не загляну, то могу и забыть про эту работу, и подвести редакцию. Поэтому я "вынимаю" содержимое этого письма в буфер и переношу его в список задач. Вот тогда-то я про эту работу точно не забуду! А забуду - компьютер мне о ней напомнит.

А вот об этом - поподробнее. До сих пор есть руководители, которые пользуются перекидным календарем и записной книжкой. Стыдно, господа! Плохо помогают всяческие бумажные органайзеры, потому что список дел - это вещь непрерывно меняющаяся: что-то добавляется, что-то вычеркивается, задачи нужно постоянно переупорядочивать по важности и срочности. Надо сказать, что за двадцать пять лет работы я перепробовал множество способов решения этой проблемы - от картотеки с картонными карточками до применения баз данных и электронных таблиц. Наконец появился Outlook - и я вполне удовлетворен.

В специальную табличку я заношу все дела, которые мне нужно сделать (кстати, пахать не перепахать!).

Задачи вы разбиваете на категории. Скажем, организационные дела, личные, работа с тем или иным партнером и так далее. Тогда можно будет легко группировать дела.

Кроме того, каждая задача имеет приоритет (1 - важнейшая, 2 - важная, 3 - средней важности и так далее).

Кроме того, задача может иметь конкретный срок выполнения.

И, наконец, задача требует для своего выполнения определенное количество времени.

Организовав таким образом список задач (то есть приписав их к конкретным проектам, указав важность, длительность и сроки), вы здорово облегчите себе работу.

Во-первых, список задач всегда будет у вас перед глазами. Если вы постоянно работаете с компьютером (особенно если у вас ноутбук), то, мало того, что вы всегда можете его вызвать на экран - Outlook будет вам надоедать каждые пятнадцать минут, напоминая о невыполненных в срок задачах. Если вы работаете с компьютером не постоянно, то можете регулярно распечатывать список дел на бумаге. Главное, что ни одна задача не потеряется: может быть, вы не успеете ее сделать или не сможете ее сделать: но зато никогда не забудете про нее. Кроме того, разные задачи требуют разных условий. Если я нахожусь в тихом месте наедине с компьютером, отдохнувший и полный идей, то выберу из списка задач ту, которая требует сосредоточенности и наличия компьютера. Если я устал, болею, мне не пишется, я найду в списке дел какую-нибудь черную работу, не требующую большой квалификации и хорошего состояния организма. Например, займусь обзвоном (и таких дел полно: позвонить Х и выяснить то-то и то-то). Таким образом, задачи не теряются и выполняются в наиболее подходящее для них время и в наиболее подходящих для них условиях.

Во-вторых, список задач будет всегда отсортирован. Обычно задачи упорядочиваются так: сначала по важности, потом по срокам и, наконец, по алфавиту. А это значит, что вы не потеряете за тучей текучки действительно важных и срочных дел.

В третьих, Outlook будет извещать вас о том, что пора браться за ту или иную задачу. Если, например, работу нужно сдать к 10 января, а она требует 5 дней, то, начиная с 5 января, вам на экран постоянно будет выводиться напоминание о задержке срока.

А в-четвертых, задачу можно поручить кому-нибудь. И для этого вовсе не нужно звонить куда-то или вызывать сотрудника на ковер. Просто в задаче есть графа "Кому поручено". Обычно там стоит ваша же фамилия. Но вы можете указать другого сотрудника, и вот тут произойдет маленькое чудо: ему автоматически отправится электронное письмо с поручением. Если он поручение примет, то уже в его список задач автоматически занесется ваша задача. Пусть он потом попробует сказать вам, что вы ему этого не поручали! И к тому же, если в назначенный срок вы не получите от него отчет о сделанной работе, можете смело шпынять его, по той же электронной почте. Главное - что ни вы, ни ваш сотрудник не забудете о порученной работе.

Впрочем, о том, как диспетчировать рабочее время - в следующей статье.