Часть третья
В двух прошлых выпусках рассказал об электронной почте – кровеносной системе современного электронного офиса, и о том, как с помощью программы Outlook контролировать список своих дел, раздавать поручения и контролировать их выполнение.
Все это хорошо и даже замечательно, все это экономит время и упорядочивает работу, однако не хватает последнего штриха: как планировать свой день.
Вам поможет все тот же Outlook. В нем есть Календарь, и вот его-то мы сейчас рассмотрим.
Идея, собственно говоря, проще некуда. Вызвав Календарь, вы увидите просто расчерченный по часам ваш рабочий день. Щелкнув мышкой по любой клетке, вы можете назначить на это время встречу или какую-нибудь другую работу. Вот и все. Собственно говоря, то же самое вы делаете в обычной записной книжке или электронном органайзере. Но на самом деле все гораздо интереснее.
Во-первых, Outlook будет напоминать вам о встрече, причем заранее. Например, ваш офис находится в центре, а встреча назначена в Академгородке на 14.00. Занося в Outlook информацию о встрече, вы отмечаете, чтобы вас известили о ней за полчаса до начала. И в 13.30 компьютер начнет напоминать вам, что, вообще-то, пора ехать в Академгородок.
Во-вторых, в Календарь вы вносите не только встречи, но и задачи из списка задач (это список даже специально вывешен в уголке Календаря). А это значит, вы планируете не только встречи, но и задачи. Это очень важно. Задачи сколько угодно могут висеть в списке, но, если вы назначаете их на конкретный день, то шансы на то, что они наконец-то будут выполнены, очень сильно возрастают! А если вы будете планировать не только текущий день, но и хотя бы на неделю вперед…
В-третьих, Календарь очень удобен для повторяющихся задач или встреч. Например, каждые 10 дней нужно чистить фильтры кондиционера. Вы заносите задачу один раз, указываете периодичность, и потом каждые 10 дней Outlook вам об этом напоминает. Открою еще один секрет: мне Outlook каждую пятницу напоминает о том, что пора писать очередную статью в “Купоны и скидки”. А бухгалтеру она напоминает о том, что до 20 числа первого месяца квартала нужно сдать отчет о НДС. А директору она раз две недели напоминает о том, что нужно собрать на планерку руководителей отделов.
А вот, кстати, об этом – подробнее. В-четвертых, Календарь, если он используется в сети, позволяет назначать всяческие собрания. Представим себе такую ситуацию. Менеджер ведет переговоры по телефону с заказчиком и они назначают встречу. На этой встрече должны присутствовать сотрудники X и Y. В обычном офисе менеджер будет обзванивать этих сотрудников и утрясать с ними время. А их может не оказаться на месте, а потом придется еще раз созваниваться с заказчиком и передоговариваться… В электронном же офисе он включает Календарь и видит, в какое время сотрудники X и Y заняты, а в какое – свободны, потому что на экране видна информация из календарей всех необходимых ему сотрудников! Тут же с заказчиком выясняется наиболее удобное время, сотрудники же X и Y извещаются о встрече автоматически, и в их Календарь встреча заносится тоже автоматически. Сколько времени и нервов сэкономлено!
Понравилось? Хотите жить ДРУГОЙ жизнью, в действительно компьютеризированном офисе?
Что должно быть, чтобы все это было?
Во-первых, ваши компьютеры должны быть объединены в сеть и в этой сети должен быть сервер.
Во-вторых, вы должны приобрести необходимое программное обеспечение. Если ваша фирма большая и в ней больше 25 компьютеров, то комплект должен быть таким:
А вот если компьютеров меньше 25, то есть другой вариант, более привлекательный: Windows NT 4.0 Workstation (или Windows 95) + Microsoft Office 97 на каждую рабочую станцию и Microsoft Small Business Server (SBS) на сервер. В SBS все сразу “в одном флаконе”, а цена раза в три ниже. К тому же в SBS входит Microsoft Fax Server. Конечно, вкусив электронной почты, вы забудете про то, что такое факс, но не вполне: среди ваших партнеров все равно кто-то и пользуется. А Fax Server позволит любому сотруднику отправлять факсы прямо со своего компьютера, из Word, например. И будет это не сложнее, чем просто напечатать документ.
В третьих, вам нужно научиться всем этим пользоваться. Должен сказать, что материал сам по себе не очень сложный. В принципе, весь Outlook можно изучить за одно-два четырехчасовых занятия, и сотни обученных в учебном центре Maxsoft вам это подтвердят.
В четвертых, и это и есть самое трудное - переломить свой собственный подход к работе:
Мы в фирме Maxsoft шли к этому несколько лет, наступая на грабли, пробуя различные пути. Зато теперь мы не можем жить иначе, и любой новый сотрудник быстро привыкает к новым правилам. А главное – мы научились передавать технологию этой ДРУГОЙ жизни другим фирмам, и довольно в сжатые сроки. Например, в Агентстве Экономического Планирования, мы перестроили работу меньше, чем за месяц. Конечно, в Агентстве грамотный директор и толковые сотрудники, но ломка стереотипов легкой не была. Зато теперь, в ДРУГОЙ жизни, они вспоминают прошлую жизнь с недоумением: как можно было так работать?
Статья “Другая жизнь” на этом не закончилась. В следующих частях я расскажу вам о том, что такое Интранет, кто такая Аська и зачем нужны внутрифирменные электронные конференции.
Опубликовано: Купоны и скидки 22 мая 1998
© Алексей Бабий 1998