Другая жизнь

Часть четвертая

Ничто не стоит на месте. Все, о чем я рассказал в предыдущих статьях – об электронной почте, планировании времени и задач, - действительно меняет жизнь. Но есть куда двигаться дальше.

Вот, например, электронной почтой можно пользоваться не только для того, чтобы связаться с одним-двумя сотрудниками. Можно организовать ньюс-конференции, или, как их называют в народе, "ньюса". Это та же электронная почта, только по электронной почте вы посылаете письмо одному-двум адресатам, а, если вы напишете в конференцию, то ваше письмо прочитают все, кто на эту конференцию подписался. Конференции в Интернете существуют давным-давно и их тысячи: от обсуждения проблем обслуживания автомобиля “Вольво” до клубов фанатов группы “На-на”. Однако нас сейчас интересуют внутрифирменные конференции. Представьте, что фирме нужно обсудить какой-то вопрос. Обычно это делается так: собирается собрание, выдвигаются предложения… А ведь можно сделать все это “без отрыва от производства”. Тема обсуждения “закидывается” в конференцию, и каждый в удобное для него время спокойно высказывает свои идеи. Другие, читая эти идеи, возражают или поддерживают их. Руководству остается только выделить из обсуждения толковые мысли, оформить их в документ и предложить на обсуждение в той же конференции. Ум хорошо, десяток – лучше. Все подумали – один решил. Могу сказать, что мы так обсуждаем все наши насущные вопросы – от проекта очередного веб-сайта до системы оплаты работников. Оказалось – очень удобно. А “очно” обсуждаем только оперативные вопросы.

Общей может быть не только переписка. Есть целая система общих папок, к которым все сотрудники имеют доступ. Например, в вашей папке "Контакты" лежит телефон менеджера некоей фирмы, с которой вы ведете переговоры. Но вы считаете (и правильно!), что этот контакт может быть полезен не только вам - и кладете его в папку "Общие контакты". Простенькая операция, а сколько времени она бережет! И человек, которому когда-нибудь потребуется этот телефон, не будет носиться по конторе с криком" Кто знает телефон такого-то?". Заглянул в общие папки - и проблема решена.

Конечно, в общие папки можно (и нужно!) складывать не только адреса и телефоны. Любая информация, которая может понадобиться любому сотруднику, должна быть общедоступна. И, кроме общих папок, есть еще одна полезная вещь – Интранет. Нет, это не описка. Интранет – это тот же Интернет, но внутри одной организации. Давно уже асушники бьются над единой информационной системой предприятия. А ларчик просто открывается: поставить на каждую машину интернетовский браузер, а всю внутрифирменную информацию сложить на внутренний веб-сервер. Решение до смешного простое: заполнять сервер можно обыкновенным Word 97, потому что он позволяет делать веб-странички (можно и более крутыми средствами, но и Word-а хватает, сам проверял). Любого самого тугого пользователя можно научить работать с браузером максимум за полчаса. Главное - что вся эта информация становится доступной сразу всем сотрудникам. А что за информация? Давайте, например, прогуляемся по нашему макссофтовскому Интранету.

Во-первых, конечно, новости. Мы открыли центр тестирования Sylvan Prometric, у Лиды Мацкевич день рождения, Максим Стефин уехал в Америку на семинар Microsoft, и так далее. Все это ежедневно отображается на внутреннем веб-сайте. Каждый день у сотрудника начинается с просмотра внутрифирменных новостей в Интранете, и в течение дня он туда не раз заглядывает: новость может появиться каждую минуту.

Во-вторых, наши проекты. Все проекты, которые мы ведем – документированы. Все документы и сами результаты можно посмотреть в Интранете. Сколько времени мы на этом экономим! Раньше это было проблемой: документы то есть, то нет, то неизвестно где.

В третьих – страничка администратора сети. Там инструкции, новости, полезные сведения. Теперь мы гораздо меньше дергаем нашего администратора.

В четвертых – техническая справка. Всякого рода справочники, пособия, методички по самым разным вопросам. Не сходя со стула, можно найти массу полезных вещей. Особенно пользуется спросом FAQ – справочник часто задаваемых вопросов и ответов. Там собирается наша коллективная мудрость: технические проблемы и способы их решения.

В пятых – административная справка. Тут и наши банковские реквизиты, и справочник внутренней АТС, и расписание водителя, и много еще чего.

В шестых – справочник сотрудников. С фотографиями, адресами, должностями и так далее.

В седьмых – приказы и распоряжения. Они публикуются только в Интранете. Привычной доски приказов у нас нет.

А кроме того – архивы рекламных материалов, типовые документы и прочее, и прочее. В общем, какую бы информацию ни искал сотрудник Maxsoft, он первым делом ищет ее в Интранете и, скорее всего, находит. А, если не находит, шлет письмо редактору Интранета, то бишь мне – и вскоре нужный раздел появляется. Удобно, скажу я вам, и совсем нетрудно с технической точки зрения. Главное – найти человека, который бы занялся собирательством и систематизацией информации, хаотично разбросанной по фирме.

Повторюсь: все из того, что я рассказал в четырех частях статьи “Другая жизнь” технически не очень сложно, по крайней мере для пользователей (администратору сети придется, конечно, потрудиться). Гораздо важнее понять, что именно эта другая жизнь гораздо эффективнее той, прежней, с телефонами, факсами и перекидными календарями в качестве органайзеров. Если вас волнует эффективность вашей работы – стоит задуматься. А если не волнует – что ж, зря старался, вы еще не созрели…