Как купить бухгалтерскую программу?

Замечу сразу: вопрос поставлен неправильно. На самом деле вы покупаете не программу. Или, точнее, не только программу. Вы покупаете технологию ведения учета. А это разные вещи.

Проблема в том, что “некомпьютерные” люди всегда ожидают от компьютера не того, что он может дать на самом деле. Лет десять-пятнадцать назад было распространено заблуждение, что для решения всех проблем достаточно просто купить компьютер. Сейчас, слава Богу, почти все поняли, что компьютер сам по себе ничто без программ – и считают, что для решения всех проблем достаточно купить программу. А, купив, тут же начинают паниковать и пытаются вернуть деньги обратно: “Ваша программа нам не подходит, она не готова для использования!”. А в программе всего лишь не занесены данные для аналитического учета (и действительно, откуда фирме 1С знать ваших партнеров и номенклатуру ваших товаров!). Этот случай реальный и, увы, не единственный.

На самом же деле бухгалтерская программа – только часть новой технологии учета. И внедрение бухгалтерской программы не сводится к простой установке ее на компьютер.

За установкой следует настройка программы и объяснение ей тонкостей вашего учета. При этом, если учет у вас велся неправильно, это неизбежно выявится. Компьютер требует полной четкости и определенности, и там, где вы относили сумму на тот или иной счет, исходя из “революционного самосознания”, компьютер потребует от вас четких инструкций. Крылатая фраза бывалых АСУшников о том, что бардак нельзя автоматизировать, верна и поныне. Или вы наведете порядок в своем учете, или никогда не сможете внедрить бухгалтерскую программу. Вполне вероятно, что вы не сможете справиться с настройкой самостоятельно. Чем сложнее учет и крупнее фирма, тем скорее вам придется обратиться к фирмам, специализирующимся на настройке бухгалтерских программ.

Компьютеризация вызовет изменение ролей в вашей бухгалтерии. Не обязательно сотрудники будут увольняться: скорее всего, они будут заниматься другими вещами. Если раньше каждый из бухгалтеров вел отдельную часть учета (в крупных бухгалтериях, например, бывают бухгалтеры, которые занимаются только НДС) и тратил время на рутинные расчеты, то теперь все рутинные операции будет делать компьютер. Все, что нужно от сотрудников – правильно и вовремя ввести первичные документы. Если они введены верно и программа настроена правильно, тот же НДС рассчитается автоматически, а бухгалтеру, который “сидел на НДС”,.придется заняться чем-нибудь другим.

И вот результат: вы не просто купили и установили программу. Вы полностью сменили технологию бухгалтерского учета на всех этапах. У вас поменялись роли сотрудников, у вас утратили смысл одни документы (например, стали ненужными журналы-ордера) и появились другие (например, складские отчеты, многие из которых при ручном учете были просто невозможны). У вас переместились акценты (если раньше основной проблемой были ошибки в рутинных подсчетах, то теперь – неправильное проектирование учета в целом). У вас изменились требования к персоналу (раньше каждому вновь прибывшему работнику приходилось растолковывать тонкости вашего учета, а теперь от него требуется знание компьютера и аккуратность при заполнении входных документов).

И – самое главное: внедрение этой технологии – это ПРОЦЕСС. Процесс этот может быть длительным и с покупкой бухгалтерской программы он только начинается. Да, конечно, для небольших фирм с простым учетом внедрение удавалось провести за неделю другую, прямо во время занятий в учебном центре. Для более же серьезных фирм это – проект не на один месяц. Фирмы, занимающиеся внедрением бухгалтерских программ, хорошо это понимают и обычно предлагают серьезное техническое задание, с поэтапным выполнением. С шашкой наголо здесь многого не добьешься, и директора, требующие к следующему понедельнику внедрить программу, купленную позавчера, обычно не правы.

Вывод. Не экономьте деньги, покупая только коробку с программой. Покупайте комплекс услуг, включая саму коробку, обучение, установку, настройку, консультации и сопровождение. Только тогда вы получите реальный результат.

А какие программы покупать? Об этом мы поговорим в следующей статье.

Материал подготовил Алексей Бабий, вице-президент фирмы Maxsoft. Тел 65-13-85