Окончен день трудовой… Вы перебираете события дня – и в очередной раз поражаетесь тому, как бездарно вы его провели. Ведь такие планы были…Но сначала сбили с рабочего настроя срочной работой, потом долго не могли найти сотрудника, с которым нужно было обсудить условия договора, а тут еще телефон непрерывно звонит… И из того, что планировали на сегодня, удалось сделать процентов десять. И так каждый день! Сделано мало, а усталость – как будто весь день дрова кололи…
Все дело в том, что организуете вы свою работу дедовскими средствами. Нужно связаться с коллегой – хватаетесь за трубку телефона, дергаете друг друга, мешаете друг другу работать. Список дел у вас в голове или в лучшем случае в записной книжке. Телефоны записаны на всяких случайных бумажках, которыми завален весь ваш стол.
А вот теперь представьте себе, как вы могли бы работать. Все компьютеры в вашем офисе соединены в сеть. Установлена внутриофисная электронная почта и каждый сотрудник имеет в ней свой адрес. Вы хотите сообщить что-то коллеге – и просто пишете ему письмо (как привило, пара строк). Нажимаете кнопку “отправить” - и в тот же момент письмо уже в компьютере вашего коллеги. Если он сейчас свободен, он тут же ответит. А если занят, или даже отсутствует, не беда: как только освободится, тут же увидит ваше письмо. Мелочь, а приятно: вместо звонка, на который нужно реагировать немедленно, а значит, отвлекаться от текущего занятия, ваш коллега получает письмо, на которое может ответить спокойно и тогда, когда ему удобнее. К тому же письмо – это текст, который можно легко скопировать и перенести, например, в Word. И, если вы с коллегами разрабатываете какой-нибудь документ, то удачные фразы, свежие идеи и прочее можете брать из писем буквально двумя щелчками мышки. Переписка по сравнению с разговором хороша еще и тем, что позволяет спокойно и без эмоций сформулировать свои мысли, подготовить и присоединить к письму необходимые материалы.
И вот результат: вместо нервозной и суматошной обстановки в офисе воцаряется спокойная деловая тишина, прерываемая разве что звонками извне, от клиентов, партнеров и так далее. Впрочем, и для работы с ними тоже удобно пользоваться электронной почтой: вместо того, чтобы вызванивать “по межгороду” или насиловать факс, куда проще передать эту же информацию щелчком мышки…
Из всех этих сэкономленных минут к концу дня складываются часы. Но и это еще не все. Список ваших дел тоже заносится в компьютер, и теперь вы можете легко упорядочивать его, отбирая наиболее срочные и важные и даже поручать их подчиненным (при этом задание отправляется по электронной почте и заносится и в его список задач тоже). Компьютер предупредит вас о том, что ту или иную работу пора начинать (или заканчивать), он сообщит вам о том, какие работы просрочил тот или иной ваш подчиненный. Вы можете связаться с ним по той же электронной почте и выяснить, в каком состоянии находится ваше поручение (да и сам результат работы сотрудник тоже перешлет вам по электронной почте).
И расписание ваших встреч тоже заносится в компьютер. Он заботливо предупредит вас о том, что пора идти на совещание (впрочем, чем полнее внедрена электронная почта, тем меньше в вашей фирме будет совещаний). А те, которые будут, назначаются по электронной почте, а значит, не тратится время на обзвон и согласование…И дела, которые вы намерены сделать именно сегодня, вы тоже вносите в расписание. Компьютер будет постоянно напоминать вам о ваших планах, и они, вероятно, будут выполнены.
Понятно, что и адреса и телефоны клиентов, партнеров, коллег тоже внесены в компьютер – и моментально отыскиваются (ну-ка, сколько времени в день вы тратите на поиск этой информации!).
Понравилось? Что для этого нужно?
Ваши компьютеры должны быть объединены в сеть и в этой сети должен быть сервер.
Вы должны приобрести необходимое программное обеспечение. Если ваша фирма большая и в ней больше 25 компьютеров, то комплект должен быть таким:
А вот если компьютеров меньше 25, то есть другой вариант, более привлекательный: Windows NT 4.0 Workstation (или Windows 95) + Microsoft Office 97 на каждую рабочую станцию и Microsoft Small Business Server (SBS) на сервер. В SBS все сразу “в одном флаконе”, а ценараза в три ниже. К тому же в SBS входит Microsoft Fax Server. Конечно, вкусив электронной почты, вы забудете про то, что такое факс, но не вполне: среди ваших партнеров все равно кто-то и пользуется. А Fax Server позволит любому сотруднику отправлять факсы прямо со своего компьютера, из Word, например. И будет это не сложнее, чем просто напечатать документ.
Вам придется переобучиться, а главное - переломить свой собственный подход к работе.
Сделать все это вам поможет фирма . Мы сдаем электронный офис “под ключ”, начиная от установки сети и поставки программного обеспечения и кончая переобучением ( перевоспитанием!) ваших сотрудников. А главное – мы сами давно так работаем. Не верите? Приходите, посмотрите…
Материал подготовил Алексей Бабий, вице-президент фирмы Maxsoft
Опубликовано: "Да!" 29 июля 1998 г.
© Алексей Бабий 1998