Электронный документооборот

Начнем с главного. Чего вы все-таки хотите добиться, начиная комплексную автоматизацию? Думаю, что вы хотите достичь максимальной эффективности работы фирмы в целом и каждого сотрудника в отдельности. Непроизводительные затраты времени должны быть исключены.

Так вот, ключ к повышению эффективности труда – это максимальный и комплексный перевод документооборота и делового общения в электронное русло. Нужно отказываться от неэффективных носителей информации (таких, как бумага). Нужно минимизировать использование неэффективных средств делового общения (телефон, факс, устный разговор). Нужно заменить индивидуальные органайзеры на электронные системы, позволяющие координировать работу фирмы в целом. Нужно обеспечить всем сотрудникам быстрый доступ к любой необходимой им информации.

Многие фирмы считают, что документооборот у них и так предельно автоматизирован, поскольку все документы готовятся в Word. На самом же деле компьютер используется просто как пишущая машинка. Текст набирается, печатается на бумаге… и дальше уже путешествует в бумажном виде. Фактически, из всего многообразия возможностей компьютера используется только возможность легко корректировать текст. Лет пять назад это могло считаться достижением. Теперь же пора двигаться дальше. Документ, подготовленный в Word, не печатается, а отправляется по электронной почте. Исправления делаются в электронном варианте. Печатается на бумаге только окончательный и согласованный вариант. Вы думаете, речь идет об экономии бумаги? Нет, речь идет об экономии времени. Очень значительной экономии, потому что работа с бумажным вариантом документа требует намного больше времени, и чем больше человек участвует в его подготовке, тем больше теряется времени. Приведу простой пример. Будучи в одной очень солидной государственной конторе, я обнаружил, что ее сотрудники не ознакомлены с важным распоряжением, пришедшим "сверху". Причина оказалась такой: распоряжение пришло по факсу, и теперь единственный экземпляр передают из рук в руки всем, кто должен с ним ознакомиться. Документ большой, и многие сотрудники держат его несколько дней. Скажем, у нас в Maxsoft эта проблема решилась бы моментально: если письмо пришло по электронной почте, оно тут же было бы разослано всем заинтересованным сотрудникам, или помещено на электронную доску объявлений, или опубликовано в корпоративной информационной системе Интранет. Уже через минуту все, кому это было необходимо, могли познакомиться с пришедшей информацией, - и не просто познакомиться, но и легко использовать ее для работы. А на рассылку документа ушло меньше минуты! Вот вам живой пример того, насколько электронные документы эффективнее бумажных! Это еще относительно легкий случай, потому что сотрудники только читали документ. А если бы они должны были его корректировать? Так вот, стремиться нужно к тому, чтобы ВСЕ документы, будь то договора, списки клиентов, отчеты, распоряжения, существовали в электронном виде, и печатались на бумаге только в том случае, когда это действительно необходимо (например, чтобы поставить на них печать). Во многих западных фирмах существует специальная служба, которая преобразовывает документы, по какой-либо причине попавшие к ним в бумажном виде, в электронный вид и только после этого документ попадает во внутрифирменное обращение. Скажем, если бы в такую фирму попало распоряжение, посланное факсом (кстати, это уже выглядит дикостью), то его сначала преобразовали бы в документ Word с помощью специальной программы, а потом, как я уже описывал, разослали бы сотрудникам по электронной почте или выложили в Интранет.