Почему почта?

Тезис, который я намерен отстаивать в этой статье, может показаться удивительным: нужно максимально отказаться от делового общения по телефону и лично, а пользоваться в основном или даже исключительно электронной почтой.

Ну, выгодность электронной почты для общения с партнерами и клиентами вы, видимо, давно уже поняли: электронная почта гораздо дешевле междугородних переговоров, да и времени требует намного меньше. А вот внутри фирмы…

Давайте представим простую ситуацию: вам нужно узнать что-то у своего коллеги. Как вы это будете делать? Вы снимаете трубку телефона и звоните ему. Но:

Его просто может не оказаться на месте. И вам придется помнить, что вы его о чем-то хотели спросить.
Он на месте, но занят разговором с клиентом. Итог - тот же, что и в предыдущем пункте, плюс вы оторвали его от беседы, плюс потратили свое время.
Он говорит: "Я тебе перезвоню, как освобожусь". Но, когда освобождается он, заняты уже вы. Больно песня хороша, начинай сначала…
Он на месте, но занят своей работой. Он ответил вам (а может, и нет: может, ему нужно узнать дополнительную информацию), но в свою работу ему нужно "въезжать" заново. Итого вы украли у него несколько минут времени. А вы такой не один, и день он заканчивает измотанный и чувством недовыполненной работы…
Если он не смог ответить сразу, то ему, видимо, придется напоминать о том, что он обещал… что он не выполнил…

А теперь прикиньте, сколько времени (и нервов!) уходит у вас и у вашего коллеги на решение простого вопроса! И так каждый день, у каждого сотрудника…

Как решалась бы проблема с использованием корпоративной электронной почты? Да очень просто. Вам нужно спросить о чем-то коллегу, вы просто пишете ему электронное письмо, отправляете его и можете пока о нем забыть. Если коллега свободен, он тут же вам ответит. Если нужны какие-то дополнительные сведения, он их найдет и пришлет в ответном письме. Если же он занят, он просто ответит вам, как только освободится. А это означает, что он может спокойно разговаривать с клиентом, он может спокойно делать свою работу, а потом спокойно разбирать почту. Сэкономили время, сэкономили нервы.

А сколько дополнительных преимуществ!

Коллега не забудет про вашу просьбу: ваше письмо, на которое он не ответил, так и будет висеть у него перед глазами в списке входящих.
Вместо "сотрясения воздуха" при устном разговоре вы будете иметь документ - текст письма. Если надо будет кого-то посвятить в суть проблемы - вы просто отсылаете ему всю переписку по этому вопросу. Если нужно будет взять какие-то фразы из переписки для подготавливаемого документа - это делается двумя щелчками мышки.
Но, в то же самое время, бумажный документооборот в фирме намного уменьшается! Все документы пересылаются по электронной почте, и на печать выдаются только, если на них нужно поставить подпись и печать. Помимо экономии расходных материалов, в этом есть еще один плюс: с электронными документами гораздо удобнее работать.
В отличие от устного разговора, вы тщательнее обдумываете свои слова. В результате, во-первых, меньше шансов уйти в сторону при обсуждении, а во-вторых, градус самого обсуждения сильно понижается - меньше шансов ляпнуть что-нибудь необдуманное.

Все, что я только что сказал, относилось к общению между двумя сотрудниками. Но польза электронной почты многократно возрастает при общении между несколькими людьми. Если вы располагаете информацией, интересной нескольким собеседникам, вы просто отсылаете одно письмо по нескольким адресам. Вы можете втроем, вчетвером или вообще всей фирмой обсуждать какую-нибудь проблему - и при этом не нужно искать время для того, чтобы собраться, тратить время на ожидание того, пока все "подтянутся".

Казалось бы мелочи - сэкономленные секунды, минуты… Однако к концу рабочего дня они отливаются в полновесные часы. И вот уже вы возвращаетесь с работы не таким вымотанным. И сделали больше, чем раньше. И довольны жизнью. Ей-Богу, только из-за этого стоит перейти на электронную почту.

Хотя, конечно, и тут есть опасности. Можно запросто оказаться погребенным под грудой электронных писем (через меня, например, в день проходит до 150 писем). Безответственный работник может просто не отвечать на письмо или не делать то, о чем его в письме просили. Конечно, электронная почта не панацея. Но она сильно поможет тем, кто действительно хочет работать эффективнее.