…минус органайзер

Почему минус? Да потому, что он вам больше не нужен – ни красивый бумажный в кожаном переплете, ни электронная записная книжка. И то, и другое – неудобно. Вот что вам нужно на самом деле: офисная информационная система.

Начнем со списка дел (или, вернее – задач). Используя самый обыкновенный Outlook, который входит в Microsoft Office, вы можете записывать задачи в базу данных и упорядочивать их как угодно – по срокам, по темам, по важности, по алфавиту… Вы можете включить режим оповещения – и Outlook вовремя напомнит вам, что за эту задачу пора браться, чтобы успеть сделать ее к сроку. Список дел всегда у вас перед глазами, вы не забудете сделать работу. Менее срочные, менее важные задачи автоматически отодвигаются в конец списка, а наверх всплывают самые важные, самые срочные.

Очень удобная вещь! Может быть, вы ей давно пользуетесь на отдельно взятом компьютере. Но полезность Outlook возрастает многократно, когда он работает в рамках сервера Microsoft Exchange, и списки задач всех сотрудников связаны между собой. Вот вы решили, например, поручить какую-то работу Василию Пупкину. Нет проблем! Вы выбираете в меню пункт “поручить”, в графе “Кому” выбираете Василия Пупкина, нажимаете “Отправить” – и все дела. Василий Пупкин получает по электронной почте письмо “Вам поручена такая-то задача. Принять? Отказаться?”. Если он принимает задачу, то она появляется и в его списке задач тоже. Теперь вы можете, например, выбрать в своем списке задач все задачи, порученные Василию Пупкину и посмотреть, как он с ними справляется. В давнишние социалистические времена ни одна АСУ не обходилась без компоненты “Контроль исполнения поручений” (КИП). Так вот, это и ест КИП в чистом виде, реализованный стандартнейшими средствами. Что существенно – весь контроль выполняется абсолютно дистанционно. Просто по электронной почте посылается письмо: “предоставьте отчет по таким-то задачам”. Кстати говоря, прямо “внутрь” задачи можно положить все необходимые документы и файлы. Например, задача может выглядеть так: “Вася, тут присоединен документ с текстом рекламы и логотип фирмы. Нужно сделать рекламу такого-то размера”. Разумеется, и результат тоже присылается по электронной почте.

Что там у нас еще было в органайзере? Ах да, календарь. В Outlook календарь тоже есть. Здесь тоже можно расписать встречи, зарезервировать время для определенной работы, и т.д. Разумеется, Outlook заблаговременно известит о предстоящей встрече. Но есть у него масса преимуществ перед обычным органайзером – опять-таки за счет того, что работает он в корпоративной сети. Вот, например, каким образом происходит в нашей фирме Maxsoft приглашение на встречу. Предположим, вы звоните мне и предлагаете встретиться по вопросу разработки сайта для вашей фирмы во вторник, в 16 часов. Первым делом я смотрю в Календаре, свободно ли у меня это время. Да, свободно. Но на встрече мне нужен будет еще и менеджер проекта, у которого свой график работы. И тут.. внимание… что я делаю? Ищу менеджера? Звоню по внутреннему телефону? Ничего подобного! В Outlook я смотрю расписание менеджера и, если в 16 часов он занят, то я прошу вас перенести встречу. А вот если он свободен, то я просто вписываю его в список участников – и по электронной почте ему уйдет предложение о встрече. Он принимает предложение – и встреча уже и в его, и в моем календаре. И, если какой-то другой сотрудник захотел назначить этому менеджеру встречу на 16 часов, он мигом убедился бы, что тот уже занят в это время… А вот теперь прикиньте, сколько времени и сил отняли бы эти операции в неавтоматизированном офисе. Я согласился бы на назначенное время, а потом потратил бы время и силы на то, чтобы сообщить об этом менеджеру. А менеджер оказался в это время занят с важным клиентом и попросил бы перенести на 14 часов. А я бы начал звонит вам и просить о переносе. А вас бы не было на месте или 14 часов вам бы категорически не подходило…

Да, говорите вы, все это замечательно, но только компьютер с собой не натаскаешься (даже и ноутбук), а органайзер сунул в карман – и все дела! Вот и неправда ваша: практически полноценный компьютер – “Windows CE устройство”, размером как раз с обычный органайзер, весит сотню-другую граммов и спокойно помещается в кармане. И, пока вы работаете в офисе, он стоит в специальной подставочке, соединенной с компьютером – и синхронизирует электронную почту, задачи и календарь. Так что в любой момент вы выхватываете его из подставочки, кладете в карман – и “все свое ношу с собой”: у вас в кармане весь полный Outlook. Где бы вы ни были, вы можете улучить минутку, прочитать почту и написать ответ, посмотреть и подправить список задач, а если вам пора на какую-то другую встречу, Outlook вас вовремя известит. А потом вы вернетесь в офис, поставите устройство на подставочку – и опять синхронизируетесь с офисной корпоративной системой!